Blog Archives

Power View στο Excel 13

Έχετε θελήσει καμιά φορά να δημιουργήσετε μία Αναφορά (Report) στο Excel έτσι ώστε να παρουσιάσετε και να απεικονίσετε τα δεδομένα σας με έναν πιο επαγγελματικό τρόπο; Νομίζατε πώς όλη η διαδικασία δημιουργίας μιας Αναφοράς (Report) θα ήταν δύσκολο και περίπλοκο; Εδώ κάνει την εμφάνισή του το Power View στο Excel. Τι μπορούμε να κάνουμε με το Power View;

Να δημιουργήσουμε Γραφήματα (Charts) και άλλες Απεικονίσεις (Visualizations).

Να φιλτράρουμε και να επισημάνουμε δεδομένα που βρίσκονται στο φύλλο εργασίας μας.

Να ταξινομήσουμε πίνακες, γραφήματα στηλών και ράβδων.

Να εκτυπώσουμε Αναφορές (Reports) και άλλα πολλά πράγματα. Αυτό που πρέπει να κάνουμε είναι να ακολουθήσουμε τα παρακάτω βήματα. Αυτή η ανάρτηση θα είναι το πρώτο μέρος σχετικά με τη λειτουργία του Power View.

Πρώτα από όλα θα πρέπει να επιλέξουμε τα δεδομένα που θέλουμε να εμφανίσουμε σε Αναφορά (Report) και έπειτα να επιλέξουμε το tab Εισαγωγή (Insert) και έπειτα από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Αναφορές (Reports) επιλέγουμε την εντολή Power View όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Insert - Reports - Power View

Read the rest of this entry

Advertisements

Power View in Excel 13

 Have you ever wanted to create a Report in Excel in order to represent and visualize your data more professionally? You thought that the whole idea of creating a Report will be difficult and very confusing? This is where Power View appears in Excel. What can we do with Power View?

We can create Charts and other Visualizations.

We can filter and highlight data in our spreadsheet.

We can sort tables, bars and column charts.

We can print Power View reports and do many more other things. All we have to do is to follow the steps below. This post will be the first part about Power View.

First of all we must select the data that we want to represent in a report and then select the Insert tab and then from the area of the ribbon named Reports we select the Power View command as shown in the image below.

Insert - Reports - Power View

Read the rest of this entry

Calendar Analytics for Excel 2010

Calendar Analytics allows us to connect with our Calendar in Outlook through Microsoft Exchange, and the result is that we get different interpretations and views of our meeting statistics, and appointments inside Microsoft Office Excel 2010.

What can we do with this free add-in?

We can automatically retrieve all the time that we have spent in our calendar.

We can view and analyze all the time of the meetings, either by days, hours, category and business priority..

We cam view information about past meetings and meetings which are programmed to be held in the future.

We can adjust and manipulate the views with the use of Slicers, DAX functions (Data Analysis Expressions) and Table References.

Only us and whoever else is sharing their calendar, has the access to analyze the calendar details.

Calendar Analytics is an executable file, where once we install it an Excel workbook is created on our desktop named Calendar Analytics.xlsx”. The file we can download at the following address:

http://www.microsoft.com/downloads/en/details.aspx?FamilyID=4c13a670-3356-4d4a-a24b-d33143004eb6

We have to take in consideration that Calendar Analytics only works with the latest edition of Microsoft Excel 2010 and we have to have the add-in  Microsoft PowerPivot for Excel 2010 installed. To download PowerPivot for Excel 2010, we can visit the following address and depending on the version and language of Office we are using we download the appropriate.

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=e081c894-e4ab-42df-8c87-4b99c1f3c49b&displaylang=el

Calendar Analytics takes advantage of Exchange Web Services (EWS-Exchange Web Services). Exchange Web Services works with Exchange Server, Exchange Online as well as hybrid environments.

Let us see how we can use Calendar Analytics:

We have to locate the Excel file on our desktop and open it. Once opend the Excel screen should look like the image below, and to be consisted of the same spreadsheets.

01

On the spreadsheet What or Who we press the Refresh Calendar button, and instantly the Calendars Analytics wizard appears named User’s Email. In the text box of the window, named Email Address we type in our own E-mail and we press the Next button.

03a

At the next step of the wizard named Date Selector, we select the range of dates that we want to view in our spreadsheet. For example, at the Start Date I have adjusted at March 1st, 2011 and at the End Date I have adjusted at May 31st, 2011. Once we have adjusted the dates we press the Next button to move on to the next step.

03b

On the next step of the wizard named Alias List, we can add a colleague (Alias), only if we have the rights to access his or hers calendar. As shown at the image below we only see my name written. If I wanted to add an Alias I would have pressed the Add button and then typed in the address, and if I wanted to remove someone that was included I would have selected the contact and pressed the Remove button. Once we have finished what we want to do, we then press the Next button to move to the other step of the wizard.

03c

Straight away a Status window appears, which informs us that it is Connecting to the server and processing the data. At this point, we will have to wait for a while until the process is completed.

07

Once the process is completed the next Information window appears, which guides us for the next steps that need to be followed and which are the following:

08

1. We have to select the ribbon named PowerPivot, and from the area of the ribbon named Excel Data, we have to select the command Update All, as shown in the image below.

15

The PowerPivot window appears, where we are informed about the preparation of the PowerPivot window, where we have to wait also a little bit.

17

2. Once the procedure is completed we close the PowerPivot window and return to the workbook Calendar Analytics.xlsx. In this workbook we must select the Tab Data, and at the area of the ribbon named Connections we must select the command Refresh All from the drop down menu.

16

After a few moments all the data from our Outlook Calendar has been imported in the Calendar Analytics Workbook, as we can see at the next image where my name is written under the label Alias.

In the spreadsheet named What, we see the total amount of our meetings with all the statistics, we also see our Past and Future meetings which are visualized in charts and many more information.

11

The Charts and the Slicers in our spreadsheet are quite a few in the What spreadsheet. They are all about either the months, days, hours of our meetings.

11a

In the spreadsheet Who, we have some statistical facts about our meetings, such as the Top Ten Attendees and the Top Ten Organizers. Selecting details on the Slicers on the right of the spreadsheets, automatically the charts are updated depending on what we have selected.

12

In the Details spreadsheet, all the details of our meetings appear, like Who is the Organizer, and also the Start and End Time of our meetings. Again the slicers appear to the right of the spreadsheet where we can select one to visualize our data differently.

13

In the Categories spreadsheet, we only see the list of names of our meeting categories of our Calendar.

PowerPivot for Excel 2010

Θέλουμε να εισάγουμε έναν μεγάλο αριθμό εξωτερικών δεδομένων σε ένα υπολογιστικό φύλλο και δεν γνωρίζουμε πώς;

Θέλουμε να αναλύσουμε ένα μεγάλο σύνολο δεδομένων και να δημιουργήσουμε αναφορές (reports) για το επερχόμενο meeting που έχουμε με τον Big Boss;

Θέλουμε όλα αυτά να τα παρουσιάσουμε σε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel σε χρόνο de te;

Θέλουμε να αξιοποιήσουμε όλες τις νέες δυνατότητες του Excel 2010 έτσι ώστε οι αναφορές (reports) να είναι και έγκυρες και κατανοητές στο κοινό;

02

Σε όλες αυτές τις ερωτήσεις η απάντηση είναι μία‼! Όλα μπορούμε να τα κάνουμε με το δωρεάν εργαλείο (πρόσθετο) της Microsoft που ονομάζεται PowerPivot.

powerpivot-logo

Τι μπορούμε να κάνουμε με το PowerPivot:

Να χειριστούμε απλά και γρήγορα μεγάλα σύνολα δεδομένων. Επιτρέπει δηλαδή την διερεύνηση και πραγματοποίηση υπολογισμών με αλληλεπιδραστικό τρόπο για μεγάλα σύνολα δεδομένων.

Να ενσωματώσουμε δεδομένα μέσα σε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel απλά και γρήγορα. Τα δεδομένα αυτά μπορεί να είναι εταιρικές βάσεις δεδομένων, υπολογιστικά φύλλα του Excel, δεδομένα αναφορών και τροφοδοσιών.

Έχουμε την πρόσβαση στην δημιουργία Συγκεντρωτικών Πινάκων, και σε άλλες δυνατότητες ανάλυσης που μας παρέχει το Excel για να δημιουργήσουμε αναφορές. Εξάγουμε τα συμπεράσματα από την ανάλυση των δεδομένων μας χωρίς να μπλεκόμαστε με κώδικες και λειτουργίες άλλες τις οποίες δεν γνωρίζουμε.

Με λίγα λόγια το PowerPivot του Excel είναι ΤΟ Εργαλείο Ανάλυσης Δεδομένων που εμφανίζει τα αποτελέσματα της ανάλυσης μέσα στο Excel. Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε χαρακτηριστικά του Excel που ήδη γνωρίζουμε για την καλύτερη οπτικοποίηση των δεδομένων μας όπως με τη δημιουργία Συγκεντρωτικών Πινάκων( Pivot Tables), Συγκεντρωτικών Γραφημάτων (Pivot Charts) και Αναλυτές (Slicers). Είναι ο πιο απλός και εύχρηστος τρόπος για να δημιουργήσουμε εργαλεία ανάλυσης εμπλουτισμένα και με αλληλεπιδραστική δράση.

Για να βρούμε και να κατεβάσουμε το πρόσθετο PowerPivot για το Excel 2010 θα πρέπει να επισκεφθούμε την παρακάτω διεύθυνση:

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=e081c894-e4ab-42df-8c87-4b99c1f3c49b&displaylang=el

Θα πρέπει να κατεβάσουμε την κατάλληλη έκδοση αναλόγως με την έκδοση του Office που χρησιμοποιούμε, όπως και με την γλώσσα της έκδοσης.

Για να μάθετε πώς δουλεύει το PowePivot μπορείτε να επισκεφθείτε την τοποθεσία ιστού http://www.powerpivot.com/ όπου μπορείτε να:

Παρακολουθήσετε Videos

02a

Παρακολουθήσετε Demos

03

Try Hands on Lab

04

05

Αφού κατεβάσουμε και εγκαταστήσουμε το πρόσθετο PowerPivot, θα πρέπει να ξεκινήσουμε το Excel και αμέσως στα δεξιά της κορδέλας παρατηρούμε ένα νέο Tab που ονομάζεται PowerPivot όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα:

06

Για να εισάγουμε δεδομένα στο υπολογιστικό μας φύλλο θα πρέπει να πατήσουμε στην εντολή Παράθυρο PowerPivot (PowerPivot Window) της περιοχής Εκκίνησης (Launch) όπως εμφανίζεται και παραπάνω. Αφού πατήσουμε την ομώνυμη εντολή θα εμφανιστεί ένα νέο βιβλίο εργασίας που ονομάζεται PowerPivot για Excel. Το παράθυρο αυτό αποτελείται από δύο Tab. Το πρώτο Tab ονομάζεται Αρχική Σελίδα (Home) και το δεύτερο Tab Σχεδίαση (Design).

07

Από την περιοχή Λήψη Εξωτερικών Δεδομένων (Get External Data) μπορούμε να εισάγουμε δεδομένα από τα εξής:

1. Επιλέγοντας την εντολή Από τη Βάση Δεδομένων (From Database), και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται μπορούμε να επιλέξουμε μία από τις διαθέσιμες τρεις επιλογές:

  • Από τον SQL Server (From SQL Server)
  • Από την Access (From Access)
  • Από τις Υπηρεσίες Ανάλυσης ή το PowerPivot (From Analysis Services PowerPivot)

08

2. Επιλέγοντας την εντολή Από Αναφορά (From Report) εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Οδηγός Εισαγωγής Πίνακα (Table Import Wizard) όπου θα πρέπει να καταχωρίσουμε την Διαδρομή της Αναφοράς (Report Path).

09

Όπως βλέπουμε και στην παραπάνω εικόνα οι Αναφορές (Reports) θα πρέπει να έχουμε επέκταση rdl (report definition language).

3. Επιλέγοντας την εντολή Από το Azure DataMarket, μπορούμε να κάνουμε λήψη εξωτερικών δεδομένων δωρεάν όπως και εμπορικά δεδομένα από διάφορες υπηρεσίες παροχής περιεχομένου.

10

Αφού επιλέξουμε την εντολή Από Azure DataMarket (From Azure DataMarket) εμφανίζεται ο Οδηγός Εισαγωγής Πίνακα (Table Import Wizard), όπου στην περιοχή Διεύθυνση URL Συνόλου Δεδομένων Azure DataMarket (Azure DataMarket dataset URL) θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε ή να επικολλήσουμε την διεύθυνση URL για να περάσουμε στον επόμενο βήμα του οδηγού

11

Εάν δεν γνωρίζουμε τι μας προσφέρει και τι είναι το Windows Azure DataMarket, μπορούμε να επιλέξουμε τον σύνδεσμο που αναγράφεται στην παραπάνω εικόνα στο παράθυρο διαλόγου Προβολή των Διαθέσιμων Συνόλων Azure DataMarket (View Available Azure DataMarket datasets).  Αμέσως μεταφερόμαστε στην τοποθεσία ιστού του Windows Azure Marketplace DataMarket, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Windows Azure Icons (1)

Όταν βρισκόμαστε στην τοποθεσία ιστού, θα πρέπει να συνδεθούμε με το Windows Live Account μας, έτσι ώστε να αποκτήσουμε πρόσβαση στα δεδομένα. Από τη στιγμή που έχουμε συνδεθεί και θελήσουμε να κατεβάσουμε κάποια δεδομένα θα πρέπει να συμφωνήσουμε και με τους όρους χρήσης. Στον σύνδεσμο My Data μας παρέχεται ένα Account Key (Κλειδί Λογαριασμού), όπου θα το χρησιμοποιήσουμε αργότερα όταν θα θελήσουμε να κατεβάσουμε τα δεδομένα από την τοποθεσία ιστού. Θα πρέπει είτε να τον πληκτρολογήσουμε ή να τον επικολλήσουμε τον κωδικό στην περιοχή Κλειδί Λογαριασμού (Account Key) του παραθύρου διαλόγου Οδηγός Εισαγωγής Πίνακα (Table Import Wizard).

Η τοποθεσία ιστού προσφέρει αρκετά δωρεάν δεδομένα, πολλά από αυτά δεν είναι διαθέσιμα στην ζώνη μας. Όταν θα έχουμε διαλέξει τα δεδομένα που θέλουμε θα πρέπει να επιλέξουμε τον σύνδεσμο Explore This Data Set. Εδώ μπορούμε να φιλτράρουμε τα δεδομένα μας εάν το θελήσουμε και έπειτα επιλέγουμε την εντολή Export to Program: Excel PowerPivot όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

01

Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου του PowerPivot όπου επιλέγουμε σε ποιό βιβλίο εργασίας θέλουμε να εισάγουμε τα δεδομένα.

02

Αφού επιλέξουμε σε ποιό βιβλίο εργασίας θέλουμε να εισάγουμε τα δεδομένα, εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Οδηγός Εισαγωγής Πίνακα (Table Import Wizard), όπου στην περιοχή Κλειδί Λογαριασμού (Account Key) βάζουμε τον κωδικό που μας έχει δοθεί και πατάμε στο κουμπί Επόμενο (Next).

09

Αμέσως εμφανίζεται το επόμενο βήμα του οδηγού Επιλογή Πινάκων και Προβολών (Select Tables and Views) όπου στην περιοχή Πίνακες και Προβολές (Tables and Views) επιλέγουμε τον πίνακα που θέλουμε να εισάγουμε.  Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε ότι υπάρχει μόνο ένας πίνακας όπου είναι αυτόματα επιλεγμένος.  Πατάμε στο κουμπί Τέλος (Finish) για να αρχίσουν να κατεβαίνουν τα δεδομένα.

10

Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε ότι τα δεδομένα μας έχουν κατέβει με Επιτυχία, οπότε δεν μένει παρά να πατήσουμε το κουμπί Κλείσιμο (Close).

07

Θα πρέπει να περιμένουμε κάποιο χρονικό διάστημα ανάλογα με το μέγεθος των δεδομένων μας, όπου έπειτα τα δεδομένα μας έχουν εισαχθεί στο βιβλίο εργασίας όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

08

4. Πατώντας το εικονίδιο Λήψη εξωτερικών δεδομένων από μια Τροφοδοσία Δεδομένων (RSS Feeds – Really Simple Syndication) (From Data Feeds) εμφανίζεται ο Οδηγός Εισαγωγής Πίνακα (Table Import Wizard) σχετικά με την σύνδεση σε τροφοδοσία δεδομένων. Στην περιοχή Διεύθυνση URL Τροφοδοσίας Δεδομένων (Data Feed Url) θα πρέπει να καταχωρίσουμε την διεύθυνση τροφοδοσίας για να περάσουμε στο επόμενο βήμα του οδηγού.

12

5. Πατώντας στο εικονίδιο Λήψη Εξωτερικών Δεδομένων από Κείμενο (From Text) θα εμφανιστεί ο Οδηγός Εισαγωγής Πίνακα (Table Import Wizard) όπου στην περιοχή Διαδρομή Αρχείου (File Path) θα πρέπει να καταχωρήσουμε την διαδρομή του αρχείου κειμένου που θέλουμε να κάνουμε λήψη των δεδομένων για να περάσουμε στο επόμενο βήμα του οδηγού.

13

6. Πατώντας στο εικονίδιο Λήψη Εξωτερικών Δεδομένων Από Πολλές Πηγές (From Other Sources) εμφανίζεται ο Οδηγός Εισαγωγής Πίνακα (Table Import Wizard) με όλες τις διαθέσιμες πηγές που έχουμε για την εισαγωγή δεδομένων στο υπολογιστικό μας φύλλο.

14

Οι πηγές που έχουμε στην διάθεση μας για να κάνουμε λήψη εξωτερικών δεδομένων είναι οι εξής:

Σχεσιακές Βάσεις Δεδομένων (Relational Databases):

  • Microsoft SQL Server
  • Microsoft SQL Azure
  • Παράλληλη Αποθήκη Δεδομένων του Microsoft SQL Server (Microsoft SQL Server Parallel Data Warehouse)
  • Microsoft Access
  • Oracle
  • Teradata
  • Sybase
  • Informix
  • IBM DB2
  • Άλλες (Others) (OLEDB/ODBC)

Προελεύσεις Πολλών Δεδομένων (Multidimensional Sources):

  • Υπηρεσίες Ανάλυσης της Microsoft (Microsoft Analysis Services)

Τροφοδοσίες Δεδομένων (Data Feeds):

  • Αναφορά (Reports)
  • Σύνολο Δεδομένων Azure DataMarket (Azure DataMarket Dataset)
  • Άλλες Τροφοδοσίες (Other Feeds)

Αρχεία Κειμένου (Text Files):

  • Αρχείο Excel (Excel Files)
  • Αρχείο Κειμένου (Text Files)

Παρακάτω περιγράφω κάποια παραδείγματα Εισαγωγής Εξωτερικών Δεδομένων (Get External Data) σε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel με τη χρήση του PowerPivot. Για το πρώτο παράδειγμα έχω κατεβάσει αρχεία εξάσκησης από την παρακάτω τοποθεσία ιστού:

http://www.microsoft.com/downloads/en/details.aspx?FamilyID=EAC83429-C6E5-48A6-87CF-00A4141E5441

1ο Παράδειγμα: Αρχείο Excel.

Επιλέγω την εντολή Λήψη Εξωτερικών Δεδομένων Από Πολλές Πηγές (From Other Sources) όπου εμφανίζεται ο Οδηγός Εισαγωγής Πίνακα (Table Import Data Source). Πλοηγούμε στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου και επιλέγω την εντολή Αρχείο Excel (Excel File) και έπειτα επιλέγω το κουμπί Επόμενο (Next) για να μεταβώ στο επόμενο βήμα του οδηγού.

15

Στο δεύτερο βήμα του οδηγού θα πρέπει να πατήσω στο κουμπί Αναζήτηση (Browse) για να αναζητήσω και να επιλέξω το Αρχείο Excel από το οποίο θέλω να εισάγω δεδομένα. Στο δικό μου παράδειγμα έχω επιλέξει ένα αρχείο εξάσκησης από την τοποθεσία που ανέφερα πιο πάνω.

16

Εφόσον έχω επιλέξει το Αρχείο Excel που θέλουμε, πατάμε στο κουμπί Επόμενο (Next)για να περάσουμε στο τρίτο βήμα του οδηγού. Στο τρίτο βήμα του οδηγού στην περιοχή Πίνακες και Προβολές (Tables and Views) εμφανίζονται όλα τα ονόματα των φύλλων εργασιών που θα εισαχθούν στο βιβλίο εργασίας. Επιλέγουμε τα φύλλα που θέλουμε να εισάγουμε και πατάμε στο κουμπί Τέλος (Finish).

17

Αμέσως αρχίζει η διαδικασία εισαγωγής δεδομένων όπου παρακολουθούμε την πρόοδο εισαγωγής των δεδομένων.

17a

Αφού ολοκληρωθεί η διαδικασία εισαγωγής με επιτυχία πατάμε στο κουμπί Κλείσιμο (Close).

18

Αμέσως όλα τα φύλλα εργασίας έχουν εισαχθεί στο βιβλίο εργασίας μας, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

19

Με τα δεδομένα που έχουμε εισάγει, μπορούμε να τα φιλτράρουμε, να τα ταξινομήσουμε, να δημιουργήσουμε Συγκεντρωτικά Γραφήματα (Pivot Charts) , και να κάνουμε χρήση του Αναλυτή (Slicers), ώστε να οπτικοποιήσουμε τα δεδομένα μας.

20

2ο Παράδειγμα: RSS Feeds.

Από την περιοχή Λήψη Εξωτερικών Δεδομένων (Get External Data) επιλέγω την εντολή Λήψη Εξωτερικών Από Μία Τροφοδοσία Δεδομένων (From Data Feeds) όπου εμφανίζεται ο Οδηγός Εισαγωγής Πίνακα (Table Import Wizard). Στην περιοχή Διεύθυνση Url Τροφοδοσίας Δεδομένων (Data Feed Url) πληκτρολογώ ή επικολλώ τη διεύθυνση τροφοδοσίας δεδομένων, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

21

Πατάμε το κουμπί Επόμενο (Next) για να μεταβούμε στο δεύτερο βήμα του οδηγού όπου περιμένουμε για να ολοκληρωθεί η σύνδεση του PowerPivot με την προέλευση δεδομένων.

22

Αφού ολοκληρωθεί η σύνδεση, βλέπουμε στην περιοχή Πίνακες και Προβολές (Tables and Views) τον πίνακα ή πίνακες που έχουμε από τη σύνδεσή μας με την προέλευση δεδομένων.

23

Στο δικό μου παράδειγμα έχω μόνο έναν πίνακα με δεδομένα ο οποίος είναι και επιλεγμένος αυτόματα από μόνος του. Πατάω στο κουμπί Τέλος (Finish) για να αρχίσει η διαδικασία εισαγωγής δεδομένων όπου και παρακολουθούμε την πρόοδο εισαγωγής των δεδομένων.

24

Αφού ολοκληρωθεί η διαδικασία εισαγωγής με επιτυχία πατάμε στο κουμπί Κλείσιμο (Close). Αμέσως ο πίνακας με τα δεδομένα έχει εισαχθεί στο βιβλίο εργασίας μας, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

25

PowerPivot for Excel 2010

Do we want to import a huge amount of data into our spreadsheet, and we don’t know how?

Do we need to analyze a big amount of data and to create reports, for the upcoming meeting that we have with our boss?

Do we want to analyze a big amount of data and present them very quickly in a Excel spreadsheet?

Do we want to use all the new features that Excel 2010 has to offer us, so our reports will be valid and understandable to the audience?

02

In all these questions the answer is one‼! We can all do that with the free tool (addin) from Microsoft which is called PowerPivot.

powerpivot-logo

What can we do with PowerPivot?

We can handle easily and quickly, large amounts of data.

We can import data into a spreadsheet of Excel very easily and fast. This data could be databases of companies, spreadsheets of Excel, reports data and feed data.

We have the access to create Pivot Tables, and other analysis tool that Excel has to provide us for creating reports.

We can export our conclusions from the data analyzing without getting into codes and functions that we do not know and don’t want to get involve in.

We can share our data analysis through SharePoint 2010.

In a few words Excel’s PowerPivot is THE Data Analysis Tool, for presenting the results of analysis in Excel. We can use familiar characteristics of Excel that we already know, for the better visualization of our data, such as creating Pivot Tables, Pivot Charts and Slicers. It is the most simple and easiest way to create data analysis tools filled in with also with interactive action

For us to find and download the addin PowerPivot for Excel 2010, we must follow the following address:

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=e081c894-e4ab-42df-8c87-4b99c1f3c49b&displaylang=el

We will have to download the appropriate version depending on the Office that we have, and we can also select the appropriate language for us.

To find out how PowerPivot works we can visit the following website http://www.powerpivot.com/ where we can:

Watch Videos

02a

View Demos

03

Try Hands on Lab

04

05

After we have downloaded and installed the addin PowerPivot, we must start Excel and at the right of the Ribbon we will notice a new Tab named PowerPivot, as you can see at the following image.

01

To add external data to our spreadsheet we must select the command PowerPivot Window which is located at the area Launch of the PowerPivot Tab. After we select the command a new window will appear which it will be named PowerPivot For Excel – Book1. This window consists of two Tabs on the Ribbon. The first Tab is named Home, and the second Tab is named Design.

From the area of the ribbon which is named Get External Data we can import external data from one of the following:

1. Opening the drop down menu by the command From Database we have three options to select from:

  • From SQL Server
  • From Access
  • From Analysis Services or PowerPivot

03

2. From Report: A window named Table Import Wizard will appear, where in area named Report Path we will have to put the right path of our Report.

04

As we can see in the image above, all the Reports must have the extension rdl (report definition language).

3. From Azure DataMarket, we can import free and commercial data from various content providers.

05

Selecting the command From Azure DataMarket the Table Import Wizard will appear, where in the area Azure DataMarket dataset Url we must type in or paste the Url address so that we can move on to the next step of the wizard.

06

If we don’t know what the Windows Azure DataMarket is, we can select the link of the above window which is named View Available Azure DataMarket datasets.

Windows Azure Icons (1)

Once we are at the site, we must login with our Windows Live Account in order to have access to the free data.  Once we have logged in the site in the menu My Data, we are provided with an Account Key to be used later when we import the data from the site.  We have to type or paste it in the area Account Key of the Table Import Wizard.

This site has to offer a lot of free data, where once we have chosen the one that we need we will have to select the command Explore This Data Set, which will reach at the last step where we can select the command Export to Program: Excel PowerPivot as we can see in the image below.

Windows Azure Icons (6)

4. From Data Feeds: (RSS Feeds – Really Simple Syndication) which is located at the Get External Data area of the ribbon, the Table Import Wizard will appear that has got to do with Data Feeds. In the area Data Feed Url we must input the feed address so we can move on to the next step of the wizard.

07

5. From Text: Which is located at the area Get External Data of the ribbon, the Table Import Wizard will appear where in the area File Path we will have to input the path of the txt file or csv file in order to download the data and to move to next step of the wizard.

08

6. From Other Sources: Which is located in the area Get External Data of the Ribbon the Table Import Wizard will appear with all the sources that we can use to import external data into our spreadsheet.

09

The sources that are available for us to get external data are the following:

Relational Databases:

  • Microsoft SQL Server
  • Microsoft SQL Azure
  • Microsoft SQL Server Parallel Data Warehouse
  • Microsoft Access
  • Oracle
  • Teradata
  • Sybase
  • Informix
  • IBM DB2
  • Others (OLEDB/ODBC)

Multidimensional Sources:

  • Microsoft Analysis Services

Data Feeds:

  • Reports
  • Azure DataMarket Dataset
  • Other Feeds

Text Files

  • Excel Files
  • Text Files

Now, I will describe a couple of examples of how to Get External Data in a spreadsheet of Excel with the use of PowerPivot. For the first example I have downloaded some practice files from the following Url:

http://www.microsoft.com/downloads/en/details.aspx?FamilyID=EAC83429-C6E5-48A6-87CF-00A4141E5441

1st Example: Excel File.

I select the command From Other Sources in the area Get External Data of the ribbon, and from the window that appears named Table Import Wizard I select that I want to import data from an Excel File and then I press the button Next to move to the second step of the wizard.

10

In the second step of the wizard I have to select the button Browse and from the window that appears to navigate and select the Excel File that I want to use to import data from. In my example, I used one of the files that I mentioned above.

11

After I have selected the Excel File, I press the button Next to move on to the third step of the wizard. In the third step all the names of the Sheets appear in the area Tables and Views. In my example I have selected all the sheets and then I pressed the Finish button.

12

Straight away, the process of the import operation begins where we can see the process of importing the data, and seeing how many data is remaining to be imported.

13

Once the import operation is been completed with success, I then press the Close button.

14

After a while all the spreadsheets that I used from the External Excel File has been imported into my Workbook as we can see in the image below.

15

With the data that I have imported, I can Filter them out if I want to, or to Sort them out, or even to create a Pivot Chart, or to use Slicers so I could visualize the data in a more understanding and comprehensive way.

16

2nd Example: RSS Feeds.

I select the command From Data Feeds in the area Get External Data of the ribbon, and from the window that appears named Table Import Wizard, I either type the Data Feed Url or paste it in the appropriate area (once I have copied it) and then I press the Next button to move to the second step of the wizard.

17

Once I press the button Next to move to the second step of the wizard, we are notified to wait, while  PowerPivot is connecting to the data source.

18

Once the connection is established, we see in the area Tables and View the table or tables that are in our connection from the external data.

19

Straight away, the process of the import operation begins where we can see the process of importing the data, and to see how many data is remaining to be imported.

In my example I only have one table with data, which is automatically selected. I press the Finish button so the process of importing the external data begins where we can see the progress.

20

After a while once the process is successful, I then press the Close button so all the data will be imported into the spreadsheet. As we can see below the table containing all the data has been imported to the spreadsheet.

21

%d bloggers like this: