Blog Archives

Σύγκριση Δύο Παρουσιάσεων

How To Compare Two Presentations

Ένα πολύ χρήσιμο χαρακτηριστικό που είναι διαθέσιμο στο PowerPoint 2010 και 13 είναι η Σύγκριση (Compare). Τι μπορούμε να κάνουμε με αυτό το χαρακτηριστικό; Πολύ απλά να συγκρίνουμε δύο διαφορετικές εκδοχές της ίδιας παρουσίασης με έναν αποτελεσματικό τρόπο. Μας επιτρέπει να αποδεχτούμε αλλαγές και ακόμα να συγχωνεύσουμε αναθεωρήσεις στη στιγμή.

Η παρακάτω περιγραφή έχει γίνει με τη χρήση του PowerPoint 13, αλλά η ίδια διαδικασία ισχύει και για το PowerPoint 2010.

Πρώτα από όλα θα πρέπει να ανοίξουμε τη μία εκδοχή της παρουσίασης. Αφού το έχουμε κάνει αυτό θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Αναθεώρηση (Review) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Σύγκριση (Compare) να επιλέξουμε την εντολή Σύγκριση (Compare) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Review Compare

Αφού επιλέξουμε την εντολή Σύγκριση (Compare) εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογή Αρχείου Για Συγχώνευση Με Την Τρέχουσα Παρουσίαση (Choose File To Merge with Current Presentation). Σε αυτό το παράθυρο θα πρέπει να πλοηγηθούμε ώστε να εντοπίσουμε την παρουσίαση που θέλουμε να κάνουμε τη σύγκριση και να το επιλέξουμε. Εφόσον επιλεγεί η παρουσίαση ενεργοποιείται το κουμπί Συγχώνευση (Merge) στο κάτω δεξιό μέρος του παραθύρου όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα, όπου θα πρέπει να το επιλέξουμε έτσι ώστε οι δύο παρουσιάσεις να συγχωνευθούν.

Read the rest of this entry

Advertisements

How To Compare Two Presentations

A very useful feature that is available in PowerPoint both 2010 and 13 is the Compare feature. What can we do with this feature? Easily Compare two different versions of the same presentation in a very efficient way. It allows us to insert changes and even merge revisions straight away.

The description below has been done with the PowerPoint 13 version but the same procedure is followed for PowerPoint 2010.

First of all we must open the one version of our presentation. Once we have done that we must select the tab Review and then from the area of the ribbon named Compare we select the Compare button as shown in the image below.

Review Compare

Once the Compare command is selected the Choose File To Merge with Current Presentation window appears. In this window we must navigate in order to locate the presentation that we want to compare with and then select it. Once the presentation is selected the Merge button appears at the bottom right corner of the window as shown below, where we have to select it in order for the presentations to be merged.

Read the rest of this entry

Πώς Να Αλλάξουμε Την Ανάλυση Εικόνας Σε Προγράμματα Του Office

How to Change The Resolution of A Picture In Office Programs

Όλοι γνωρίζουμε ότι όταν εισάγουμε εικόνες, φωτογραφίες (υψηλής ανάλυσης) στα έγγραφα, στις παρουσιάσεις, έχει σαν αποτέλεσμα το μέγεθος του αρχείου να αυξηθεί σημαντικά. Έχουμε όμως τη δυνατότητα να αλλάξουμε την ανάλυση των εικόνων έτσι ώστε να μειωθεί το μέγεθός τους.

Παρακάτω θα περιγράψω πώς γίνεται αυτή η διαδικασία στο PowerPoint. Η ίδια διαδικασία γίνεται και εάν η εικόνα (ες) έχουν εισαχθεί στο Word και στο Excel. Το post αυτό έχει γίνει με τη χρήση του PowerPoint 2010.

Πρώτα θα πρέπει να επιλέξουμε την εικόνα την οποία θέλουμε να αλλάξουμε την ανάλυσή της κάνοντας ένα κλικ πάνω της όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Οι λαβές αλλαγή μεγέθους φανερώνουν ότι η εικόνα είναι επιλεγμένη.

00

Εφόσον επιλεγεί η εικόνα, ενεργοποιείται το tab Εργαλεία Εικόνας (Picture Tools), και έπειτα από το tab Μορφοποίηση (Format) και στην περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Προσαρμογή (Adjust) επιλέγουμε την εντολή Συμπίεση Εικόνων (Compress Pictures) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

01

Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Συμπίεση Εικόνων (Compress Pictures).

Κάτω από την περιοχή που αναγράφει Επιλογές Συμπίεσης (Compression Options), εάν θέλουμε να αλλάξουμε την ανάλυση μόνο για την επιλεγμένη εικόνα, η εντολή Εφαρμογή Μόνο Σε Αυτήν Την Εικόνα (Apply Only To This Picture) θα πρέπει να είναι ενεργοποιημένη.

Εάν θέλουμε να συμπιέσουμε όλες τις εικόνες στην παρουσίαση θα πρέπει να απενεργοποιήσουμε το σημάδι ελέγχου δίπλα στην εντολή Εφαρμογή Μόνο Σε Αυτήν Την Εικόνα (Apply Only To This Picture).

02

Κάτω από την περιοχή Προορισμός Εκτύπωσης (Target Output), μπορούμε να επιλέξουμε την ανάλυση που θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε και να πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ.

Οι επιλογές που έχουμε είναι οι εξής:

  • Εκτύπωση (Print) – (220ppi): Εξαιρετική ποιότητα στους περισσότερους εκτυπωτές και οθόνες.
  • Οθόνη (Screen) – (150ppi): Καλή για ιστοσελίδες και συσκευές προβολείς.
  • Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο (E-mail) – (96ppi): Ελαχιστοποίηση του μεγέθους εγγράφου για κοινή χρήση.
  • Χρήση Ανάλυσης Εγγράφου (Use Document Resolution): Εξορισμού το PowerPoint καθορίζει την ανάλυση των εικόνων στα 220 dpi. Εάν οι εισαγμένες εικόνες μας έχουν μικρότερη ανάλυση, τότε αυτή η ανάλυση θα είναι ότι πρέπει.

(ppi): Pixels per inch or pixel density

03

Όποιες ρυθμίσεις και να κάνουμε, πατάμε στο κουμπί ΟΚ για να επιστρέψουμε στην παρουσίασή μας.  Αυτό είναι, οι εικόνες μας έχουν συμπιεστεί.  Στο παρακάτω video  και στο τέλος του, μπορείτε να δείτε την διαφορά μεγέθους δύο αρχείων (στο ένα δεν έχουν συμπιεστεί οι εικόνες ενώ στο άλλο έχουν συμπιεστεί).

Πολλές φορές όταν επιλέγουμε μία εικόνα, αντί να εμφανίζεται το tab Εργαλεία Εικόνας (Picture Tools) εμφανίζεται το tab Εργαλεία Σχεδίασης (Drawing Tools) ή το tab Εργαλεία SmartArt (SmartArt Tools). Ο λόγος είναι ότι η εικόνα δεν αντιμετωπίζεται ως εικόνα, αλλά ως έναν τύπο σχεδίου, όπως ένα ενσωματωμένο αντικείμενο όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

04

Μπορείτε να παρακολουθήσετε και το παρακάτω video, όπου περιγράφει πώς μπορούμε να αλλάξουμε την ανάλυση μιας εικόνας στο PowerPoint.

How to Change The Resolution of A Picture In Office Programs

We all know that when we insert images, photographs (high-resolution images) in our documents, presentations the result of the size of the file is to be increased. However, we can change the resolution of a picture in order to decrease the image size.

Below I will show how this can be done in PowerPoint. The same procedure stands either if the image is inserted in a Word document or an Excel File. The description of the post has been done with PowerPoint 2010.

First we select the picture that we want to change the resolution for by clicking on it with our mouse as shown at the image below.

00

Once the image is selected the Picture Tools is activated, and then on the Format Tab and in the area of the ribbon named Adjust we select the command Compress Pictures as shown below.

02

Once selected the Compress Pictures window appears as we can see.

Under the Compression Options area, if we want to change the resolution for the selected picture the command Apply Only To This Picture must be activated.

If we want to compress all the photos in the presentation we must uncheck the check box next to the command Apply Only To This Picture.

02b

Under the area Target Output, we can click at the resolution that we want and then press the OK button.

  • Print (220ppi): Excellent quality on most printers and screens – largest file size
  • Screen (150ppi): Good for webpages and projectors
  • E-mail (96ppi): Minimum document size for sharing
  • Use Document Resolution: By default, PowerPoint sets the resolution for pictures at 220 dpi. If your inserted photos have a lower resolution, then that resolution would apply.

(ppi): Pixels per inch or pixel density

02a

Whatever adjustments we do, we press the OK button to return to our presentation.  That is it, the images have been compressed.  In the video below and at the end of it, you can view the difference on the size between two files (one with the images not compressed and one with the images compressed).

Many times when we click on a image instead of the Picture Tools tab to be activated the Drawing Tools or SmartArt Tools tab appears. The reason is that the image is not treated as a picture because it is most likely an image with a drawing type of format such as an embedded object as we can see below.

05

In the video below you can check out the steps on how to change the resolution of a picture in PowerPoint.

Αόρατοι Σύνδεσμοι Στο PowerPoint. Για να ξέρετε‼!

Invisible Linking in PowerPoint. Know How‼!

Συνήθως όταν θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε έναν υπερσύνδεσμο σε μία συγκεκριμένη διαφάνειας, σε διεύθυνση ιστού, ή σε μία προσαρμοσμένη παρουσίαση συνήθως εισάγουμε έναν υπερσύνδεσμο σε ένα κουμπί ενεργειών. Τότε επιλέγουμε το κουμπί ενεργειών και αυτόματα μεταφερόμαστε στην τοποθεσία που έχουμε καθορίσει. Τι συμβαίνει όμως όταν αυτό θέλουμε να το κάνει αυτόματα και χωρίς να έχουμε γεμίσει την παρουσίασή μας με κουμπιά ενεργειών. Παρακάτω θα περιγράψω πώς μπορούμε να το πετύχουμε.

Πρώτο Βήμα: Εάν έχουμε εισάγει κουμπιά ενεργειών στην παρουσίασή μας, θα πρέπει να τα αφαιρέσουμε γιατί δεν είναι απαραίτητα.

Δεύτερο Βήμα: Θα πρέπει να εισάγουμε ένα ορθογώνιο σχήμα που θα καλύπτει ολόκληρη τη διαφάνεια. Για να το κάνουμε αυτό θα πρέπει να επιλέξουμε το Tab Εισαγωγή (Insert) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Απεικονίσεις (Illustrations) θα πρέπει να επιλέξουμε την εντολή Σχήματα (Shapes) και από το πτυσσόμενο μενού και από την κατηγορία Ορθογώνιο (Rectangle) να διαλέξουμε ένα σχήμα Ορθογωνίου (Rectangle). Τότε με το ποντίκι μας το σχεδιάζουμε για να καλύπτει ολόκληρη τη διαφάνεια όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

01

Τρίτο Βήμα: Βεβαιωνόμαστε ότι το ορθογώνιο που έχουμε σχεδιάσει είναι επιλεγμένο. Θα παρατηρήσουμε ότι είναι επιλεγμένο από τις λαβές αλλαγής μεγέθους που εμφανίζονται, όπως επίσης θα δούμε να ενεργοποιείται το Tab Εργαλεία Σχεδίασης (Drawing Tools) καθώς και το Tab Μορφοποίησης (Format) που ενεργοποιούνται αυτόματα με την επιλογή του ορθογωνίου.

02

Τέταρτο Βήμα: Από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Στυλ Σχήματος (Shape Styles) επιλέγουμε την εντολή Γέμισμα Σχήματος (Shape Fill) και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται επιλέγουμε την εντολή Περισσότερα Χρώματα Γεμίσματος (More Fill Colors).

03

Μόλις το παράθυρο διαλόγου Χρώματα (Colors) εμφανιστεί στο κάτω μέρος του παραθύρου καθορίζουμε την Διαφάνεια (Transparency) του χρώματος στο 99% και πατάμε στο κουμπί ΟΚ όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

04

Τότε θα πρέπει να επιλέξουμε την εντολή Περίγραμμα Σχήματος (Shape Outline) και από το πτυσσόμενο μενού να επιλέξουμε την εντολή Χωρίς Περίγραμμα (No Outline) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

05

Πέμπτο Βήμα: Τώρα το ορθογώνιο σχήμα μας είναι διαφανές, και καθώς είναι επιλεγμένο επιλέγουμε το Tab Εισαγωγή (Insert) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Συνδέσεις (Links) θα πρέπει να επιλέξουμε το κουμπί Ενέργεια (Actions). Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις Ενέργειας (Actions Settings) όπου θα πρέπει να επιλέξουμε το Tab Διέλευση Ποντικιού (Mouse Over) όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

06

Έκτο Βήμα: Επιλέγουμε την εντολή Υπερ-σύνδεση Με (Hyperlink To) και το ρυθμίζουμε είτε σε Διαφάνεια/Url/ Προσαρμοσμένη Παρουσίαση/Άλλη Παρουσίαση ή οτιδήποτε άλλο θέλουμε εμείς. Στο κάτω μέρος του παραθύρου, μπορούμε εάν θέλουμε να ενεργοποιήσουμε την εντολή Κίνηση Με Τη Διέλευση Του Ποντικιού (Highlight When Mouse Over), έτσι ώστε να ενημερωθούμε όταν ο δείκτης του ποντικιού μας μετακινηθεί πάνω στον υπερσύνδεσμο.

Έβδομο Βήμα: Εάν θέλουμε να δοκιμάσουμε τον αόρατο υπερσύνδεσμό μας, θα πρέπει να κάνουμε έναρξη της παρουσίασής μας. Για να το κάνουμε αυτό θα πρέπει να επιλέξουμε το Tab Προβολή Παρουσίασης (Slide Show) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Έναρξη Προβολής Παρουσίασης (Start Slide Show), μπορούμε να επιλέξουμε είτε την εντολή Από την Αρχή (From the Beginning) είτε την εντολή Από Τρέχουσα Διαφάνεια (From Current Slide Show) ανάλογα με το πού βρίσκεται ο υπερσύνδεσμός μας.

07

Από την στιγμή που έχει ξεκινήσει η παρουσίασή μας, θα παρατηρήσουμε ότι καθώς πλοηγούμαστε με το ποντίκι μας ότι δεν μπορούμε να δούμε πού βρίσκεται ο υπερσύνδεσμος αλλά καθώς το μετακινούμε βλέπουμε ένα μικρό παράθυρο να εμφανίζεται με την διαδρομή που θα ακολουθήσει ο υπερσύνδεσμος . Κάνοντας ένα κλικ με το ποντίκι μας ενεργοποιείται ο υπερσύνδεσμος και εμφανίζεται η άλλη παρουσίαση που είχαμε επιλέξει.

08

Υπάρχουν πολλοί τρόποι που μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τους αόρατους υπερσύνδεσμους. Για παράδειγμα με αυτήν την τεχνική που περιέγραψα πιο πάνω, μας επιτρέπει να εμφανίζουμε αυτόματα την Παρουσίαση Α με την Παρουσίαση Β, είτε με ένα κλικ είτε αυτόματα ανάλογα με τις ρυθμίσεις που έχουμε κάνει.

09

Invisible Linking in PowerPoint. Know How‼!

Usually when we want to hyperlink a specific slide, a url or a custom slide show, we add a hyperlink onto a button. Then when we click on the button, and automatically we are transferred to the location that we have defined. What though, if we wanted to do this automatically? Further down I will describe how this is accomplished.

First Step: If we have already inserted any buttons in our presentation, we must remove them because they are not necessary.

Second Step: We must add a rectangle that covers the entire slide. In order to do that we must go to the Insert Tab and from the area of the ribbon named Illustrations we select the Shapes button and from the drop down menu we select from the category Rectangle a Rectangle shape. Then we draw with our mouse the rectangle shape to cover our whole slide as shown in the image below.

01

Third Step: Then we make sure that the rectangle is still selected. We will notice it if we can see the handles around our shape and see the Drawing Tools Tab and under the Format Tab that activates itself automatically as shown below.

02

Fourth Step: From the area of the ribbon named Shape Styles we select the command Shape Fill and from the drop down menu we select the command More Fill Colors.

03

Once the Colors window appears, at the bottom of the window we must set the Transparency to 99%, as we can see below.

04

Then we must select the Shape Outline command and from the drop down menu to select the command No Outline as shown below.

05

Fifth Step: Now our rectangle shape is invisible, and while it is selected we must select the Insert Tab and from the area of the ribbon named Links we must select the Actions button. Once the Action Settings window appears we select the tab Mouse Over as we can see below.

06

Sixth Step: We select the command Hyperlink To and set it to Slide/ Url/ Custom Show/ Another Presentation or whatever our needs are. At the bottom of the window optionally we can select the command Highlight When Mouse Over, so that we will be notified when our mouse cursor is over the Hyperlink.

Seventh Step: Now if we want to test our invisible hyperlink, we must test our slide show. In order to do that we select the Slide Show Tab and from the area of the ribbon named Start Slide Show, we select either the command From Beginning or From Current Slide depending on which slide is the hyperlink.

07

Once our presentation has started we will notice that moving our mouse over the presentation that we cannot see our hyperlink but once moving the mouse over the slide a small window appears notifying us where the hyperlink leads to. By clicking with our mouse the hyperlink activates and leads us to the other presentation that I have selected.

08

There are many ways that we can use with the invisible linking. For example with this technique that I described above, it allows us to hyperlink automatically from Presentation A to Presentation B either with a single click or not all depending on our settings.

09

Εκ Νέου Χρήση Διαφανειών

Reuse Slides in PowerPoint 2010

Πρόκειται να δημιουργήσουμε μία παρουσίαση και χαζεύουμε στο PowerPoint μέχρι να μας έρθει η φαεινή ιδέα το τι μορφή θα έχει. Συνειδητοποιούμε τότε ότι οι διαφάνειες που θέλουμε να δημιουργήσουμε μπορεί να υπάρχουν σε κάποια άλλη παρουσίαση κάπου. Τι κάνουμε τότε; “Δανειζόμαστε” τις διαφάνειες από την άλλη παρουσίαση φυσικά.

Θα περιγράψω λοιπόν στα παρακάτω βήματα την διαδικασία για το πώς μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε διαφάνειες από μία άλλη παρουσίαση. Δεν θα χρησιμοποιήσω την εντολή Αντιγραφή (Copy) διαφάνειας και Επικόλληση (Paste), αλλά μία πολύ χρήσιμη εντολή που ονομάζεται Εκ νέου χρήση διαφανειών (Reuse Slides).

Η εντολή Εκ Νέου Χρήση Διαφανειών είναι πολύ χρήσιμη: Πρώτα δεν χρειάζεται να ξανά δημιουργήσουμε διαφάνειες που έχουμε ήδη και δεύτερον ότι εξοικονομούμε πολύ χρόνο.

Πώς Να Χρησιμοποιήσουμε Την Εντολή Εκ Νέου Χρήση Διαφανειών

Το PowerPoint μας παρέχει μία εντολή που εντοπίζει συγκεκριμένες διαφάνειες, και μας επιτρέπει να τις εισάγουμε στην παρουσίασή μας. Αυτή η λειτουργία υπάρχει και σε προγενέστερες εκδόσεις του PowerPoint, με την διαφορά ότι υπάρχουν κάποιες διαφορετικές λεπτομέρειες στο PowerPoint 2010.

Πρώτον: Ανοίγουμε την παρουσίαση στην οποία θέλουμε να προσθέσουμε τις διαφάνειες μέσα, (όχι αυτήν την οποία θέλουμε να δανειστούμε). Στο Tab Κεντρική (Home) , και στην περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Διαφάνειες (Slides), επιλέγουμε το βέλος δεξιά της εντολής Νέα Διαφάνεια (New Slide) όπου εμφανίζεται το πτυσσόμενο μενού με τις διαθέσιμες εντολές. Παρατηρούμε ότι υπάρχουν διάφορες διαφάνειες με τις δικές τους διατάξεις και στο κάτω μέρος του μενού υπάρχει η εντολή Εκ Νέου Χρήση Διαφανειών (Reuse Slides) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

01

Αφού πατήσουμε στην εντολή αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο εργασιών στα δεξιά της οθόνης μας σχετικά με την εντολή Εκ Νέου Χρήση Διαφανειών (Reuse Slides).

02

Από το παράθυρο εργασιών Εκ Νέου Χρήση Διαφανειών μπορούμε να πατήσουμε στο κουμπί Αναζήτηση (Browse) και να επιλέξουμε την εντολή Αναζήτηση Βιβλιοθήκης Διαφανειών (Browse Slide Library) ή να επιλέξουμε την εντολή Αναζήτηση Αρχείου (Browse File) ώστε να εντοπίσουμε τις διαφάνειες που θέλουμε να εισάγουμε. Όπως επίσης να επιλέξουμε τους υπερσύνδεσμους που αναγράφουν τις εντολές Άνοιγμα Μιας Βιβλιοθήκης Διαφανειών (Open A Slide Library) ή Άνοιγμα Ενός Αρχείου PowerPoint (Open A PowerPoint File).

03

  • Η εντολή Αναζήτηση Βιβλιοθήκης Διαφανειών (Browse Slide Library) μας επιτρέπει να έχουμε πρόσβαση σε διαφάνειες από Microsoft Office SharePoint Library. Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη μόνο εάν υπάρχει μία Βιβλιοθήκη Διαφανειών διαθέσιμη για εμάς.
  • Η εντολή Αναζήτηση Αρχείου PowerPoint (Open A PowerPoint File) εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Αναζήτηση (Browse), όπου πρέπει να εντοπίσουμε την παρουσίαση που είναι αποθηκευμένη στον υπολογιστή μας και να την εισάγουμε.

Σε αυτό το άρθρο θα επιλέξω την εντολή Άνοιγμα Αρχείου PowerPoint (Open a PowerPoint File) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα, όπου έχω εντοπίσει την παρουσίαση που θέλω να εισάγω τις διαφάνειες και είμαι έτοιμος να πατήσω στο κουμπί Άνοιγμα (Open).

04

Οι διαφάνειες από την παρουσίαση που έχουμε επιλέξει αμέσως εμφανίζονται στην περιοχή του παραθύρου Εκ Νέου Χρήση Διαφανειών (Reuse Slides) σε μικρογραφίες καθώς επίσης και ο τίτλος της κάθε διαφάνειας όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

05

Όταν μεταβαίνουμε πάνω από κάποια διαφάνεια με το ποντίκι μας, η διαφάνεια διπλασιάζει το μέγεθός της κάνοντας την πιο ευκρινέστερη ώστε να μπορούμε να δούμε τα περιεχόμενά της.

06

Για να διατηρήσουμε την μορφοποίηση της αρχικής διαφάνειας, θα πρέπει να ενεργοποιήσουμε το κουμπί ελέγχου δεξιά της εντολής Διατήρηση Μορφοποίησης Προέλευσης (Keep source formatting) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

07

Για να εισάγουμε μία διαφάνεια κάνουμε απλώς ένα κλικ πάνω της και αμέσως εισάγεται στην παρουσίασή μας. Οι διαφάνειες που εισάγουμε μπαίνουν ακριβώς κάτω από την επιλεγμένη διαφάνεια.

Εάν κάνουμε ένα δεξί κλικ πάνω από μία διαφάνεια από την περιοχή Εκ Νέου Χρήση Διαφανειών θα έχουμε στη διάθεσή μας τις εξής επιλογές:

  • Εισαγωγή Διαφάνειας (Insert Slides): Εισάγει την διαφάνεια στην παρουσίαση και η διαφάνεια θα χρησιμοποιήσει το Θέμα της ενεργούς παρουσίασης.
  • Εισαγωγή Όλων Των Διαφανειών (Insert All Slides): Εισάγει όλες τις διαφάνειες στην παρουσίαση και όλες οι διαφάνειες χρησιμοποιούν το Θέμα της ενεργούς παρουσίασης.
  • Εφαρμογή Θέματος Σε Όλες Τις Διαφάνειες (Apply Theme To All Slides): Εφαρμόζει το Θέμα της επιλεγμένης διαφάνειας σε όλες τις διαφάνειες της ενεργούς παρουσίασης. Καμία διαφάνεια δεν εισάγεται.
  • Εφαρμογή Θέματος Σε Επιλεγμένες Διαφάνειες (Apply Theme To Selected Slides: Εφαρμόζει το Θέμα της επιλεγμένης διαφάνειας στις επιλεγμένες διαφάνειες της ενεργούς παρουσίασης. Καμία διαφάνεια δεν εισάγεται.

08

Αφού τελειώσουμε με την εισαγωγή των διαφανειών, πατάμε στο Χ στην επάνω δεξιά γωνία για να κλείσουμε το παράθυρο εργασιών Εκ Νέου Χρήση Διαφανειών (Reuse Slides).

Reuse Slides in PowerPoint 2010

We are about to create a presentation and we end up wondering on what our presentation will look like. We then realize that the slides that we want to create might also be available in another presentation that we or someone else has created. What do we do then? We borrow the slides from another presentation of course.

Further down I will describe the steps on how to borrow slides from another presentation. I will not use the copy and paste command, but a very useful command which is named Reuse Slides.

Reusing existing slides is a lot of help: First of all we don’t need to recreate things that we have already created and secondly we save a lot of time.

How To Reuse Slides

PowerPoint offers us a command that locates specific slides and allows us to insert them into our presentation. This function exists in previous versions of PowerPoint, with the difference that there are some different functions in PowerPoint 2010.

First: We open the presentation that we want to add slides in (not the one that we want to borrow slides from). Then we select the Home Tab and from the area of the ribbon named Slides we select the arrow at the right of the command New Slide where the drop down menu appears. Once the drop down menu appears we notice the variety of slides with their layouts and at the bottom of the window we find the command Reuse Slides as shown at the image below.

00

Once we select the Reuse Slides command the task pane window appears at the right of our screen regarding the Reuse Slides command.

01a

From the task pane Reuse Slides we can select the Browse button and then to select the command Browse Slide Library or Browse File in order to locate the slides. Alternatively we can also select the links named Open A Slide Library or Open a PowerPoint File.

01

  • The Browse Slide Library lets us access slides from a Microsoft Office SharePoint Library. This option will only work if a Slide Library is set up for you.
  • Browse File brings up a dialog that lets you locate the presentation on your computer.

In this post I will select the command Open a PowerPoint File as shown in the image below. I have located the file and I am ready to press the Open button.

02

The slides from the presentation appears straight away in the area Reuse Slides pane as well with the titles of each slide as shown in the image below.

03

Once we move our mouse over the slides, the slide doubles its size, making it more visible in order to see the content of it.

04

In order to retain the slide formatting of the original slide, we must check the box beside the option Keep Source Formatting which is located at the bottom of the Reuse Slides task pane as shown at the image below.

04a

In order to insert a slide in our presentation we just select it with our mouse, and straight away it is inserted in our presentation. Copied slides will always be inserted after the selected slide in the active presentation.

If we right click on a slide from the Reuse Slides task pane we will see the following options.

  • Insert Slide: Inserts the slide into the active presentation and the slide will use the Theme of the active presentation.
  • Insert All Slides: Inserts all the slides into the active presentation and all the the slides will use the Theme of the active presentation.
  • Apply Theme to All Slides: It will apply the Theme of the selected slide to all the slides in the active presentation. No slides are inserted.
  • Apply Theme to Selected Slides: It will apply the Theme of the selected slide to selected slides in the active presentation. No slides are inserted.

05

Once we have finished inserting our slides into our presentation, we press the X icon on the right of the Reuse Slides task pane to close it.

Insert Section Breaks in PowerPoint

Πώς να εισάγουμε Αλλαγές Ενοτήτων στο PowerPoint

Η 2010 έκδοση του PowerPoint, περιλαμβάνει και ένα νέο χαρακτηριστικό για να οργανώνουμε τις διαφάνειές μας: τις Ενότητες (Sections). Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε αυτό το χαρακτηριστικό για να χωρίζουμε τις διαφάνειές μας σε γκρουπ (ιδιαίτερα χρήσιμο για μεγάλες παρουσιάσεις και για παρουσιάσεις με πολλούς παρουσιαστές). Με το χαρακτηριστικό αυτό μπορούμε να χωρίσουμε τις διαφάνειές μας ανάλογα και με το Θέμα (Themes).

Οι Ενότητες που χρησιμοποιούμε για να οργανώνουμε τις διαφάνειες σε μία Παρουσίαση, είναι παρόμοιες με τη χρήση φακέλων που χρησιμοποιούμε για την οργάνωση των αρχείων. Όταν έχουμε μία μεγάλη παρουσίαση, οι τίτλοι των διαφανειών και η αρίθμησή τους δεν μας βοηθάει καθώς προχωράμε ανάμεσα στις διαφάνειές με αποτέλεσμα να χάνουμε την παρακολούθηση της παρουσίασής μας.

Ο σκοπός των ενοτήτων λοιπόν είναι η καλύτερη λύση για να διατηρήσουμε ανέπαφη την παρουσίασή μας και για να μην χάνουμε τον έλεγχό της.

Για να δούμε λοιπόν πώς μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε αυτό το χαρακτηριστικό:

1. Ξεκινάμε το PowerPoint 2010, και ανοίγουμε την παρουσίασή μας.

2. Κάνουμε ένα κλικ στο κενό διάστημα μεταξύ των δύο διαφανειών που θέλουμε να ξεκινήσει η αλλαγή ενότητας. Εναλλακτικά θα μπορούσαμε να επιλέξουμε την διαφάνεια από την οποία θα ξεκινάει η αλλαγή ενότητας. Η αλλαγή ενότητας θα συμβεί ακριβώς πριν από αυτήν την διαφάνεια.

3. Στο Tab Κεντρική (Home) και στην περιοχή Διαφάνειες (Slides) της κορδέλας, επιλέγουμε την εντολή Ενότητα (Section) και από το πτυσσόμενο μενού επιλέγουμε την εντολή Προσθήκη Ενότητας (Add Section) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

01

4. Από τη στιγμή που έχουμε εισάγει μία αλλαγή ενότητας, έχουμε τη δυνατότητα να την μετονομάσουμε, ώστε να μπορούμε να ξεχωρίζουμε την μία ενότητα από την άλλη. Για να το κάνουμε αυτό λοιπόν, θα πρέπει να επιλέξουμε την ενότητα και να κάνουμε ένα δεξί κλικ του ποντικιού μας, και από το μενού συντόμευσης να επιλέξουμε την εντολή Μετονομασία Ενότητας (Rename Section), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

02

Στην παρακάτω εικόνα, έχει εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Μετονομασίας Ενότητας (Rename Section), όπου πληκτρολογούμε την ονομασία που θέλουμε και πατάμε στο κουμπί Μετονομασία (Rename).

03

5. Κάθε διαφάνεια που θα εισάγουμε κάτω από το σημείο της Ενότητας, οι διαφάνειες θα τοποθετούνται αυτόματα σε αυτήν την ενότητα. Όταν θα έχουμε δημιουργήσει όλες τις διαφάνειες και θα τις έχουμε ξεχωρίσει σε ενότητες, θα μπορούμε να συμπτύξουμε τις διάφορες ενότητες ώστε να μπορέσουμε να τις δούμε τη μία κάτω από την άλλη. Θα πρέπει να επιλέξουμε μία ενότητα τουλάχιστον και κάνοντας ένα δεξί κλικ το πλήκτρο του ποντικιού μας εμφανίζεται το μενού συντόμευσης όπου επιλέγουμε την εντολή Σύμπτυξη Όλων (Collapse All), όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

05

Από το μενού συντόμευσης βλέπουμε ότι μπορούμε να κάνουμε τα εξής:

  • Μετονομασία Ενότητας (Rename Section)
  • Κατάργηση Ενότητας (Remove Section)
  • Κατάργηση Ενοτήτων & Διαφανειών (Remove Section & Slides)
  • Κατάργηση Όλων των Ενοτήτων (Remove All Sections)
  • Μετακίνηση Ενότητας Προς τα Επάνω (Move Section Up)
  • Μετακίνηση Ενότητας Προς τα Κάτω (Move Section Down)
  • Σύμπτυξη Όλων (Collapse All)
  • Ανάπτυξη Όλων (Expand All)

Όλες τις εντολές που εντοπίζουμε σχετικά με τις Ενότητες (Sections) κάνοντας δεξί κλικ του ποντικιού μας, μπορούμε να τις εντοπίσουμε και από το πτυσσόμενο μενού της εντολής Ενότητα (Sections) που βρίσκεται στην περιοχή Διαφάνειες (Slides) της κορδέλας του Tab Κεντρική (Home), όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

06

Insert Section Breaks in PowerPoint

How to Insert Section Breaks in PowerPoint

The 2010 version of PowerPoint, introduces us to a new feature in order to organize our slides, which is called Sections. We can use this feature to split our slides into groups (useful for large presentations and for presentations with many presenters). With this feature we can also split our slides depending on the Themes.

Sections that we use to organize our slides in a Presentation are similar with the use of folders that we use to organize our files. When we have a large presentation, the titles of the slides and the numbering doesn’t help us that much going through the slides, which has a result for us to lose track of the slides.

Let’s see how we can use this feature:

1. We start PowerPoint 2010 and open our Presentation.

2. We click in the space between the two slides where we want the section to begin. Alternatively, we could select the slide which the section will start from. The section break will start right before the selected slide.

3. On the Home Tab, and in the area Slides of the Ribbon, we select the command Section and from the drop down menu we select the command Add Section, as we can see in the image below.

01

4. From the moment we have inserted a section break, we can rename it, so we can distinguish the one section from the other section. In order to do this, we must select the Section and do a right click of the mouse button, and from the shortcut menu that appears to select the command Rename Section, as we can see in the image below.

02

In the image below, we can see the Rename Section window, where we just type in the name that we want and press the Rename button.

03

5. Each slide that we add under the Section break, the slides will automatically be a part of the section. Once we have created all the slides and have separated them into Sections, we are able to collapse the different sections so we could see them one below the other. We must at least select one section and with a right click of the mouse button, the shortcut menu will appear and from there we select the Collapse All command as we can see below.

04

From the shortcut we can see that we can do the following:

  • Rename Section
  • Remove Section
  • Remove Section & Slides
  • Remove All Sections
  • Move Section Up
  • Move Section Down
  • Collapse All
  • Expand All

All the commands that are relative with Sections that we find when we do the right click of our mouse, we can locate them from the drop down menu Sections, which is found on the Home Tab and in the area Slides of the ribbon as we can see below.

05

%d bloggers like this: