Blog Archives

Ομαδοποίηση Φύλλων Εργασιών Στο Excel 2010

Το χαρακτηριστικό της Ομαδοποίησης (Outline) μας επιτρέπει να ελέγχουμε το επίπεδο των λεπτομερειών που εμφανίζονται σε ένα πίνακα δεδομένων ή σε μία λίστα του φύλλου εργασίας. Αφού Ομαδοποιήσουμε έναν πίνακα ή μία λίστα, μπορούμε να συμπτύξουμε τον πίνακα όταν θελήσουμε να χρησιμοποιήσουμε ορισμένα επίπεδα των πληροφοριών, και με την ίδια ευκολία μπορούμε να αναπτύξουμε τον πίνακα ή την λίστα για να εμφανίσουμε διάφορα άλλα επίπεδα λεπτομερειών από τα δεδομένα μας.

Εάν έχουμε μια λίστα δεδομένων την οποία θέλουμε να ομαδοποιήσουμε και να συνοψίσουμε, μπορούμε να δημιουργήσουμε μία διάθρωση έως και οκτώ επίπεδα. Η λειτουργία της διάθρωσης χρησιμεύει για να εμφανίσουμε γρήγορα μια συνοπτική γραμμή ή συνοπτική στήλη, ή να για να εμφανίσουμε τις λεπτομέρειες των δεδομένων της κάθε ομάδας.

Δημιουργία Ομαδοποίησης

Για να δημιουργήσουμε μία ομαδοποίηση για τα δεδομένα ενός πίνακα, επιλέγουμε ένα κελί από τα δεδομένα μας που θέλουμε να ομαδοποιηθούν. Τότε μεταβαίνουμε στο Tab Δεδομένα (Data) και από την περιοχή της κορδέλας Περίγραμμα (Outline), επιλέγουμε την εντολή Ομαδοποίηση (Group), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα και από το πτυσσόμενο μενού επιλέγουμε Αυτόματη Διάθρωση (Auto Outline).

01

Αμέσως τα δεδομένα του φύλλου εργασίας μας έχουν ομαδοποιηθεί όπως βλέπουμε και στην παρακάτω εικόνα.

02

Εξ’ ορισμού το Excel υποθέτει ότι οι συνοπτικές γραμμές στον πίνακα των δεδομένων είναι κάτω από τις λεπτομέρειες των δεδομένων, και οι συνοπτικές στήλες δεξιά από τις λεπτομέρειες των δεδομένων.

Εάν ωστόσο οι συνοπτικές γραμμές βρίσκονται από πάνω από τις λεπτομέρειες των δεδομένων, και οι συνοπτικές στήλες βρίσκονται στα αριστερά από τις λεπτομέρειες των δεδομένων του, το Excel ακόμα μπορεί να δημιουργήσει την ομαδοποίηση.

Απλώς επιλέγουμε το κάτω δεξιό βέλος που βρίσκεται στην περιοχή Περίγραμμα (Outline) του Tab Δεδομένα (Data) για να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου εκκίνησης όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

03

Στο παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις (Settings), απενεργοποιούμε τα κουμπιά ελέγχου δίπλα στις εντολές Συνοπτικές γραμμές κάτω από τις λεπτομέρειες (Summary rows below details) ή Συνοπτικές στήλες στα δεξιά των λεπτομερειών (Summary columns to right). Επίσης θα μπορούσαμε να κάνουμε το Excel να εφαρμόσει αυτόματα κάποια στυλ σε διαφορετικά επίπεδα της ομαδοποίησης ενεργοποιώντας το κουτί ελέγχου Αυτόματα Στυλ (Automatic Styles) και πατώντας στο κουμπί Δημιουργία (Create). Εάν πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ μόνο το Excel θα κλείσει το παράθυρο διαλόγου και δεν θα ομαδοποιήσει τα δεδομένα μας.

04

Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε τα δεδομένα μας να έχουν ομαδοποιηθεί κατά γραμμή. Βλέπουμε ότι έχουμε δύο επίπεδα γραμμών, όπου είναι επιλεγμένο το επίπεδο 2. Επίσης βλέπουμε το σύμβολο της πρόσθεσης στο επίπεδο της Ανατολής, όπου δεν εμφανίζονται οι λεπτομέρειες των δεδομένων της Ανατολής όπως επίσης και το επίπεδο του Βορρά. Βλέπουμε το σύμβολο της αφαίρεσης στο επίπεδο της Δύσης και του Νότου όπου βλέπουμε τις λεπτομέρειες των δεδομένων τους. Εάν πατήσουμε στο σύμβολο της πρόσθεσης θα αναπτυχθούν και οι λεπτομέρειες των άλλων επιπέδων και αν πατήσουμε στο σύμβολο της αφαίρεσης θα συμπτυχθούν οι λεπτομέρειες των επιπέδων. Βλέπουμε ότι όταν είναι συμπτυγμένα τα επίπεδα το μόνο που εμφανίζεται στις λεπτομέρειες είναι το συνολικό ποσό του αντίστοιχου επιπέδου.

05

Πατώντας στο Επίπεδο Γραμμής 1, κρύβονται αυτόματα όλες οι λεπτομέρειες των δεδομένων μας και εμφανίζονται μόνο οι γραμμές που αφορούν τα συνολικά ποσά των περιοχών. Πατώντας στο Επίπεδο Γραμμής 2, εμφανίζονται όλες οι λεπτομέρειες των δεδομένων μας μαζί με τις γραμμές που αφορούν τα συνολικά ποσά των περιοχών

06

Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε τα δεδομένα μας να έχουν ομαδοποιηθεί κατά στήλη και τα σημεία της διάρθρωσης είναι οκτώ στο σύνολο.

07

Αυτόματο Στυλ Ομαδοποίησης

Όπως αναφέραμε και πιο μπροστά μπορούμε να ομαδοποιήσουμε τα δεδομένα μας χρησιμοποιώντας ένα Αυτόματο Στυλ (Automatic Styles) του Excel. Για να χρησιμοποιήσουμε ένα Αυτόματο Στυλ (Automatic Styles), θα πρέπει να εμφανίσουμε το παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις (Settings), που βρίσκεται στην περιοχή Περίγραμμα (Outline) του Tab Δεδομένα (Data). Πριν το κάνουμε όμως παρατηρούμε τα δεδομένα της παρακάτω εικόνας. Έχουμε πληκτρολογήσει τις επικεφαλίδες των στηλών μας, έχουμε πληκτρολογήσει τα συνολικά ποσά της κάθε περιοχής από κάτω από τους μήνες. Καμία μορφοποίηση δεν έχει εφαρμοστεί στα δεδομένα μας έτσι ώστε να είναι πιο κατανοητά.

08

Εμφανίζουμε λοιπόν το πλαίσιο διαλόγου Ρυθμίσεις (Settings) όπως αναφέραμε πιο πάνω και ενεργοποιούμε το κουτί ελέγχου που αναγράφει Αυτόματα Στυλ (Automatic Styles).

09

Αφού το έχουμε ενεργοποιήσει πατάμε στο κουμπί Δημιουργία (Create) και αμέσως τα δεδομένα μας έχουν ομαδοποιηθεί αυτόματα με ένα Στυλ του Excel. Βλέπουμε τη διάθρωση των δεδομένων μας και οι περιοχές που αφορούν τα συνολικά ποσά των περιοχών να έχει εφαρμοστεί η έντονη γραφή, όπου τώρα τα δεδομένα μας είναι πιο κατανοητά και ευανάγνωστα.

10

Κατάργηση Ομαδοποίησης

Για να καταργήσουμε μία ομαδοποίηση από το φύλλο εργασίας μας θα πρέπει να μεταφερθούμε στο Tab Δεδομένα (Data) της κορδέλας, και από την περιοχή Περίγραμμα (Outline) να πατήσουμε στην εντολή Κατάργηση Ομαδοποίησης (Ungroup) και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται να διαλέξουμε την εντολή Απαλοιφή Διάρθρωσης (Clear Outline) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

11

Η απαλοιφή της διάρθρωσης δεν επηρεάζει τα δεδομένα μας με κανέναν τρόπο. Επίσης δεν παίζει κανένα ρόλο εάν είχαμε συμπτύξει κάποιες γραμμές ή στήλες, απαλείφοντας την διάθρωση επανεμφανίζονται όλες οι κρυμμένες γραμμές και στήλες από τη λίστα δεδομένων μας.

Προσαρμοσμένες Προβολές Ομαδοποίησης

Από την στιγμή που έχουμε δημιουργήσει μία ομαδοποίηση για τα δεδομένα μας, μπορούμε να δημιουργήσουμε Προσαρμοσμένες Προβολές (Custom Views) για τα διάφορα επίπεδα εμφάνισης της λίστας δεδομένων μας. Αντί λοιπόν να πατάμε συνέχεια στα εικονίδια της σύμπτυξης και ανάπτυξης της ομαδοποιημένης περιοχής για να εμφανίσουμε ή να αποκρύψουμε λεπτομέρειες μπορούμε να δημιουργήσουμε διάφορες προσαρμοσμένες προβολές για τις ανάγκες μας.

Για να δημιουργήσουμε μία προσαρμοσμένη προβολή μεταβαίνουμε στο Tab Προβολή (View) και από την περιοχή Προβολές Βιβλίου Εργασίας (Workbook Views) διαλέγουμε την εντολή Προσαρμοσμένες Προβολές (Custom Views).

12

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Προσαρμοσμένες Προβολές (Custom Views) όπου από την στιγμή που έχουμε κρύψει λεπτομέρειες από την ομαδοποιημένη περιοχή μας πατάμε στο κουμπί Προσθήκη (Add).

13

Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο Προσθήκη Προβολής (Add View) όπου πληκτρολογούμε το όνομα της προβολής στο πλαίσιο κειμένου και πατάμε στο κουμπί ΟΚ.

14

Πατώντας ΟΚ, κλείνει το παράθυρο διαλόγου Προσθήκη Προβολής (Add View) και επιστρέφουμε στο φύλλο εργασίας μας.

Στην παρακάτω εικόνα έχουμε δημιουργήσει δύο ειδών προβολών, μία για τις περιοχές Ανατολή – Δύση, και μία για Βορράς – Νότος.

15

Όποτε θα επιλέγουμε την προβολή Ανατολή – Δύση και πατήσουμε στο κουμπί Εμφάνιση (Show) θα εμφανίζονται οι λεπτομέρειες για αυτές τις περιοχές όπως εμφανίζεται παρακάτω.

16

Όποτε θα επιλέγουμε την προβολή Βορράς – Νότος και πατήσουμε στο κουμπί Εμφάνιση (Show) θα εμφανίζονται οι λεπτομέρειες για αυτές τις περιοχές όπως εμφανίζεται παρακάτω.

17

Outlining Worksheets In Excel 2010

The Outline features let us control the level of details that will be shown in a data table or in a list of a worksheet. Once we have Outlined a table or a list, we can condense the table in order to show certain levels of information, and also easily expand the table or list to display various levels of data.

If we have a data list which we want to group and condense, we can create an outline up to eight different levels. The Outline feature helps us to show quickly a summary row or summary column, or to display all the data’s details for every group.

Creating An Outline

To create an Outline for the data of a table, we select a cell from where our data is and that we want to be grouped. Then we select the Data Tab and from the area of the ribbon named Outline, we select the command Group as we can see in the following image where from the drop down menu we select the command Auto Outline.

01

Straight away our data of the spreadsheet have been outlined as we can see in the image below.

02

Excel assumes that the summary rows in the data table are below their detailed data, and that the summary columns are to the right of the detailed data. If though, the summary rows are above and the summary columns are to the left, Excel can still build the outline

In order to do that we just select the right arrow that is in the corner of the Outline area of the Data tab, in order for the appropriate dialog box to appear as we can see in the image below.

03

In the window Settings that appears, we deactivate the check boxes next to the commands Summary Rows Below Detail or Summary Columns To Right. We could also make Excel to apply different styles to different levels of the outline by activating the check box Automatic Styles and pressing the Create button. If we press the OK button only Excel we close the dialog box and will not outline our data.

04

In the image below we see our data that have been grouped by line. We see that we have two level lines, and the one selected is level 2. We also notice the plus sign at the East area, which means that the details for the East area are not shown, as same with the North. We also see the minus sign at the levels of West and South where we can see the details of the data. If we press the plus symbol all the details of the other levels will expand and if we press the minus symbol all the details will condense. We also notice that when the details are condensed that only detail that appears is the summary amount of the each level.

05

By pressing on Level Line 1, automatically all the details of our data condense and only the lines that are about the summary amounts appear. By pressing the Level Line 2, all the details of our data expand with the summary lines.

06

In the image below we can see our data that have been outlined by column and the levels of the outline are eight.

07

Automatic Styles

As mentioned above, we can outline our data by using an Automatic Style. In order to use the Automatic Style, we must show the Settings dialog box, which is in the area Outline of the Data tab. Just before we do it, let’s take a look at the data of the image below. We have typed in the headings for our columns, we have typed in the summary amounts for each are below the months. No formatting has been applied to our data in order for them to be more understandable.

08

Then from the Settings dialog box as mentioned above we activate the Automatic Styles check box.

09

Once activated we press the Create button, and straight away our data has been outline with and Excel style. Now we see the outline of our data and that the area of the summary amounts of the areas has been applied with bold style. I believe now our data is more understandable are readable.

10

Ungroup

For us to ungroup an outline from our spreadsheet we must select the Data tab of and in the area of the ribbon named Outline we select the command Ungroup, and from the drop down menu to select the command Clear Outline as we can see in the image below.

11

Clearing the outline doesn’t affect our data in anyway. It also doesn’t matter if we have condensed or expand some rows or columns. By clearing the outline all the hidden rows and columns appear again.

Custom View

From the moment that we have created an outline for our data, we can create Custom Views in order on how the different levels of data to be shown. Instead of pressing the condense and expand button of our outlined area to show or to hide details we can create our own custom views for our needs.

For us to create a custom view we select the View Tab and in the area of the ribbon named Workbook Views we select the command Custom Views as shown below.

12

The Custom Views dialog box appears, and from the moment that we have hidden details from our outline area we press the Add button.

13

The Add View dialog box appears where we type in the name of the view in the Name text box area and press the OK button.

14

By pressing the OK button, the Add View dialog box closes and we return to our spreadsheet.

In the image below I have create two custom views, one for the areas East-West and one for the North-South.

15

When we select the East-West view and press on the Show button, the details for these areas will be shown as we can see below.

16

When we select the North-South view and press the Show button, the details for these areas will be shown as we can see below.

17

Πώς Να Εμφανίσουμε Το Τμήμα Παραθύρου Περιοχής Στυλ

How to Show The Style Area Pane in Word 2010

Ακόμα και εάν δεν το γνωρίζουμε όλα τα Έγγραφα του Word περιέχουν Στυλ, ακόμα και εάν δεν το έχουμε εφαρμόσει εμείς οι ίδιοι. Όταν δημιουργούμε ένα Νέο Κενό Έγγραφο (Blank New Document), αυτό είναι βασισμένο στο Πρότυπο Normal.dot και το κείμενο που πληκτρολογούμε είναι βασισμένο στο Βασικό Στυλ (Normal Style).

Ένας τρόπος για να δούμε τι στυλ έχουν εφαρμοστεί στο έγγραφό μας είναι να εμφανίσουμε το Τμήμα Παραθύρου Περιοχής Στυλ στις Προβολές Διάρθρωση (Outline) και Πρόχειρη (Draft). Για να το κάνουμε αυτό θα πρέπει να επιλέξουμε το Tab Προβολή (View) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Προβολές Εγγράφου (Documents Views) να επιλέξουμε είτε την προβολή Διάρθρωση (Outline) είτε την προβολή Πρόχειρη (Draft).

01

Στο Word 2010, θα πρέπει να επιλέξουμε το Tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή Backstage και από το πτυσσόμενο μενού να επιλέξουμε την κατηγορία Επιλογές (Options). Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Word (Word Options), όπου θα πρέπει να επιλέξουμε την κατηγορία Για Προχωρημένους (Advanced) από τα αριστερά του παραθύρου. Αφού το έχουμε επιλέξει πλοηγούμαστε στα δεξιά του παραθύρου μέχρι να εντοπίσουμε την κατηγορία Εμφάνιση (Display) και τότε στα δεξιά της εντολής που αναγράφει Πλάτος Τμήματος Παραθύρου Περιοχής Στυλ Στις Προβολές Πρόχειρο και Διάρθρωση (Style Area Pane Width in Draft and Outline View) θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε το πλάτος των εκατοστών που θέλουμε για το Παράθυρο Περιοχής Στυλ.

02

Μόλις πληκτρολογήσουμε το πλάτος που θέλουμε πατάμε στο κουμπί ΟΚ για να επιστρέψουμε στο έγγραφό μας. Τότε θα πρέπει να επιλέξουμε είτε την προβολή Διάρθρωση (Outline) είτε την προβολή Πρόχειρη (Draft) όπως αναφέρθηκε και πιο πάνω και θα παρατηρήσουμε στα αριστερά της οθόνης μας το στυλ που έχει εφαρμοστεί στο κείμενο του εγγράφου μας.

03

Για να αφαιρέσουμε ή να μικρύνουμε το πλάτος της γραμμής, μπορούμε να επιλέξουμε την κατακόρυφη μαύρη γραμμή με το ποντίκι μας και να το σύρουμε προς τα αριστερά λίγο για να το μικρύνουμε είτε να το σύρουμε εντελώς στα αριστερά για να φύγει. Για να κλείσουμε την προβολή Διάρθρωσης (Outline View) θα πρέπει να επιλέξουμε το Tab Διάρθρωση (Outline) και να επιλέξουμε το κουμπί Κλείσιμο Προβολής Διάρθρωσης (Close Outline View) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

04

Εάν είχαμε επιλέξει προβολή Πρόχειρη (Draft) θα πρέπει να επιλέξουμε το Tab Προβολή (View) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Προβολές Εγγράφου (Document Views) να επιλέξουμε την προβολή Διάταξη Εκτύπωσης (Print Layout) για να εμφανιστεί και πάλι το έγγραφό μας όπως ακριβώς θα εκτυπωθεί.

05

How to Show The Style Area Pane in Word 2010

Even if we don’t know it all of Microsoft Word Documents contain styles, even though if we haven’t applied one. When we create a New Blank Document it is based on the Normal Template, and the text that we type are based on the Normal style.

One way of seeing what styles have been applied to our document is to show the Style Area Pane in the Draft and Outline View. For this we must select the View Tab and from the area of the window named Documents Views to select either Outline or Draft as shown in the image below.

01

In Word 2010, we must select the File Tab in order to go to Backstage View and from the drop down menu to select the category Options. Once the Word Options window appears we select the category Advanced from the left of the window. Once selected we scroll down in the Word Options window until we find the category Display and then at the right of the command Style Area Pane Width in Draft and Outline View we type in the centimeters of the width we want for the pane to be.

02

Once we have typed the width we want we press the OK button to return to our document. Then we must select the Draft or Outline View as we mentioned before and we will notice the style for each paragraph shown in the column to the left of our text.

03

To remove or to make the width line less, we can select the vertical black line with our cursor and drag it to the left a little bit or completely to remove it. To switch back to our Print Layout View without the style pane to be showing we must close the Outline View for which we must select the Outlining Tab which is activated and select the Close Outline View button as shown in the image below.

04

If we have selected the Draft View, we must select the View Tab again and from the area of the window named Document Views we must select the Print Layout View.

05

Animation Painter in PowerPoint 2010

Αντιγραφή Εφέ Κίνησης στο PowerPoint 2010

Όλοι θα γνωρίζουμε το Πινέλο Μορφοποίησης (Format Painter) στα προγράμματα του Office, εργαλείο που αντιγράφει την μορφή από ένα μέρος και το εφαρμόζει σε άλλα μέρη. Τώρα στο PowerPoint 2010, έχουμε ένα νέο εργαλείο που ονομάζεται στα Ελληνικά Πινέλο Μορφοποίησης στα Αγγλικά όμως ονομάζεται Animation Painter. Το εργαλείο αυτό δουλεύει σαν το Πινέλο Μορφοποίησης που όλοι γνωρίζουμε, αλλά αυτό αντιγράφει όλες τις κινήσεις ενός αντικειμένου και τις εφαρμόζει σε άλλο αντικείμενο, σε άλλη διαφάνεια, σε πολλαπλές διαφάνειες ή ακόμα και σε άλλη παρουσίαση. Με αυτό το εργαλείο γλιτώνουμε αρκετό χρόνο, καθώς δεν χρειάζεται να εφαρμόσουμε όλες τις κινήσεις ξεχωριστά για κάθε αντικείμενο.

Για να εφαρμόσουμε μία κίνηση σε ένα αντικείμενο, θα πρέπει να επιλέξουμε το αντικείμενο που θέλουμε και έπειτα να επιλέξουμε το Tab Κινήσεις (Animations) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Εφέ Κίνησης (Animations) να επιλέξουμε μία κίνηση. Στην παρακάτω εικόνα, έχει επιλεγεί το αντικείμενο και έχω επιλέξει το εφέ κίνησης Διαίρεση (Split), εφέ το οποίο υποδηλώνεται από το νούμερο 1 στα αριστερά του αντικειμένου.

01

Από τη στιγμή που έχουμε εφαρμόσει μία κίνηση στο αντικείμενο, θέλουμε την ίδια κίνηση να την εφαρμόσουμε και σε άλλα αντικείμενα της παρουσίασης. Για να το κάνουμε απλά και γρήγορα, θα πρέπει να επιλέξουμε το αντικείμενο που έχουμε ήδη εφαρμόσει την κίνηση. Αφού το έχουμε επιλέξει (υποδηλώνεται από τις λαβές αλλαγής μεγέθους), μεταβαίνουμε στο Tab Κινήσεις (Animations) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Σύνθετη Κίνηση (Advanced Animation) επιλέγουμε την εντολή Πινέλο Μορφοποίησης (Animation Painter), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

02

Με ένα μονό κλικ μπορούμε να μεταφέρουμε όλες τις κινήσεις και ρυθμίσεις σε άλλο αντικείμενο μόνο μία φορά. Εάν θα κάνουμε διπλό κλικ στο Πινέλο Μορφοποίησης (Animation Painter) μπορούμε να μεταφέρουμε όλες τις κινήσεις και ρυθμίσεις σε άλλα αντικείμενα πολλές φορές, μέχρι να πατήσουμε το πλήκτρο Esc ή να επιλέξουμε πάλι το Πινέλο Μορφοποίησης (Animation Painter). Όταν επιλέξουμε το Πινέλο Μορφοποίησης (Animation Painter) ο κέρσορας του ποντικιού εμφανίζει και ένα πινέλο στα αριστερά του και το μόνο που έχουμε να κάνουμε είναι να επιλέξουμε το άλλο αντικείμενο ή άλλα αντικείμενα και αμέσως έχει εφαρμοστεί η κίνηση εκεί.

Το Πινέλο Μορφοποίησης (Format Painter) που γνωρίζουμε, μας επιτρέπει να μεταφέρουμε ρυθμίσεις όπως γραμματοσειρά, χρώμα και μέγεθος και βρίσκεται στο Tab Κεντρική (Home) και στην περιοχή Πρόχειρο (Clipboard) της κορδέλας.

Animation Painter in PowerPoint 2010

We all are familiar with the Format Painter in the Office Programs, feature that copies formatting from one place and applies it to other places. Now in PowerPoint 2010 we have the new feature named Animation Painter, which works like the Format Painter but this copies all the animation features of an object an applies it to another object, another slide, multiple slides or to another presentation. With this feature we save a lot of time, as we don’t need to apply all the animations separately on each object.

To apply an animation we just simply select the object that we want and then select the Animations Tab and from the area of the Ribbon named Animations we just select one. For my example below once I have selected the object, I have chosen the Split Animation, which is indicated by the number 1 at the left of the object.

01

Once I have applied an animation on the object, I want the same animation to be applied to all the other objects in my presentation. To do this quickly and easy, I need to select the object that I have already applied the animation. Once selected (indicated by the handles around the object) on the Animation Tab, and at the area of the ribbon named Advanced Animation we select the command Animation Painter, as shown at the image below.

02

With a single click you can transfer the all the animations and settings to another object only once. If we double-click the painter button we can transfer all the animations and settings to other objects many times, until we press the Esc key or click the Animation Painter button again. Once selected our mouse cursor attaches a brush at the right of it and all we need to do is to select the object or objections and all the animations have been applied to the object.

The Format Painter that we know, only allows us to transfer settings such as font, color, and size.

Create a Template To Use As An Automatic Reply in Outlook 2010

Σε ένα προηγούμενο post είχα αναφερθεί στο χαρακτηριστικό Αυτόματες Απαντήσεις (Εκτός Γραφείου) – Automatic Replies (Out of Office) που υπάρχει στο Outlook 2010.  Σε αυτό το post θα περιγράψω την διαδικασία για το πώς θα χρησιμοποιήσουμε ένα πρότυπο μηνύματος για να αποσταλεί ως μία Αυτόματη Απάντηση.

Εάν φεύγουμε για διακοπές ή για ένα επαγγελματικό ταξίδι, θα δούμε ότι θα παρουσιαστεί η ανάγκη να στέλνουμε μηνύματα αλληλογραφίας αυτοματοποιημένα που να υποδηλώνουν εναλλακτικούς τρόπους επικοινωνίας μαζί μας. Με το Outlook 2010, μπορούμε να χειριστούμε εισερχόμενη αλληλογραφία με πολλούς τρόπους. Για παράδειγμα, δημιουργώντας ένα πρότυπο που να περιέχει σημαντικά τηλέφωνα επικοινωνίας, διευθύνσεις κτλ, για άμεση επικοινωνία. Όταν θα επικοινωνήσουν μαζί μας, το συγκεκριμένο πρότυπο μηνύματος θα αποσταλεί ως απάντηση. Παρακάτω θα περιγράψω τα βήματα δημιουργία ενός απλού κανόνα που θα μας επιτρέψει να δημιουργήσουμε μία αυτόματη απάντηση. Για να μπορέσουμε να δημιουργήσουμε και να χρησιμοποιήσουμε αυτόν τον κανόνα θα χρειαστούμε να έχουμε τον Microsoft Exchange Server καθώς και το Outlook 2010.

Πρώτα θα χρειαστούμε να δημιουργήσουμε το πρότυπο το οποίο θα αποστέλλεται αυτόματα στη διεύθυνση του αποστολέα. Θα πρέπει να ξεκινήσουμε το Outlook 2010 και έπειτα από το Tab Αρχείο (Home) να επιλέξουμε την εντολή Νέο Μήνυμα (New Mail). Όταν εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου του Δημιουργία Μηνύματος Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου (New Mail) θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε όλα τα στοιχεία και κείμενο που θέλουμε να εμφανίζονται στο πρότυπο μηνύματος όπως εμφανίζεται και παρακάτω:

01

Αφού έχουμε καταχωρίσει ότι θέλουμε να εμφανίζεται, από το μενού Αρχείο (File) του μηνύματος επιλέγουμε την εντολή Αποθήκευση Ως (Save As) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

02

Μόλις εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση Ως (Save As), θα πρέπει από την περιοχή που αναγράφει τον τύπο του αρχείου και να επιλέξουμε από το πτυσσόμενο μενού τον τύπο Πρότυπα του Outlook (*.oft) – (Outlook Template – *.oft). Έπειτα θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε ένα κατάλληλο όνομα και να πατήσουμε στο κουμπί Αποθήκευση (Save) για να κλείσει το παράθυρο διαλόγου.

03

Αφού έχουμε αποθηκεύσει το μήνυμα ως Πρότυπο Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου, το κλείνουμε (δεν αποθηκεύουμε τίποτα πάλι) και επιλέγουμε το Tab Αρχείο (Home) της κορδέλας. Εντοπίζουμε την περιοχή Μετακίνηση (Move) και επιλέγουμε το βέλος δεξιά της εντολής Κανόνες (Rules) και από το πτυσσόμενο μενού επιλέγουμε την εντολή Διαχείριση Κανόνων & Προειδοποιήσεων (Manage Rules & Alerts).

04

Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Κανόνες & Ειδοποιήσεις (Rules & Alerts), όπου επιλέγουμε την εντολή Δημιουργία Κανόνα (New Rule), και εμφανίζεται ο Οδηγός Κανόνων (New Rule Wizard). Στην περιοχή Έναρξη από κενό κανόνα (Start from a blank rule) επιλέγουμε Εφαρμογή κανόνα στα μηνύματα που λαμβάνω (Apply rule on messages I receive) και πατάμε στο κουμπί Επόμενο (Next).

05

Σε αυτό το βήμα του οδηγού ενεργοποιούμε το πλαίσιο ελέγχου δεξιά της εντολής Που Στάλθηκε Μόνο Σε Εμένα (Sent Only To Me) και επιλέγουμε έπειτα το κουμπί Επόμενο (Next).

06

Στο επόμενο βήμα του οδηγού θα πρέπει να ενεργοποιήσουμε το κουμπί ελέγχου αριστερά της εντολής Απάντηση με χρήση καθορισμένο πρότυπο (Reply using a specific template) και στο κάτω μέρος του οδηγού επιλέγουμε την εντολή Καθορισμένα Πρότυπα (A Specific Template). Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλέξτε ένα πρότυπο απαντήσεων (Select a reply Template). Στην περιοχή Διερεύνηση Σε (Look-in) θα πρέπει να επιλέξουμε Πρότυπα Χρήστη στο Σύστημα Αρχείων (User Templates in File System). Αμέσως εμφανίζονται τα πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουμε αποθηκεύσει, επιλέγουμε το πρότυπο που θέλουμε και πατάμε το κουμπί Άνοιγμα (Open).

07

Αφού πατήσουμε το κουμπί Άνοιγμα (Open) για το πρότυπό μας, επιστρέφουμε στον Οδηγό Κανόνων (Rule Wizard) όπου στο κάτω μέρος του παραθύρου και δεξιά της περιοχή που αναγράφει Απάντηση με Χρήση (Reply Using) βλέπουμε να αναγράφεται η διαδρομή και η θέση του αρχείου που χρησιμοποιήσαμε. Πατάμε στο κουμπί Τέλος (Finish) για να κλείσουμε τον Οδηγό Κανόνων.

08

Πατώντας στο κουμπί Τέλος (Finish) επιστρέφουμε στο παράθυρο διαλόγου Κανόνες & Ειδοποιήσεις (Rules & Alerts), όπου μπορούμε να δούμε τον κανόνα που μόλις έχουμε δημιουργήσει με όνομα Που στάλθηκε μόνο σε εμένα (Sent Only to me). Πατάμε στο κουμπί ΟΚ για να κλείσει το παράθυρο διαλόγου.

09

Όταν κάποιος μας στείλει ένα μήνυμα, μία αυτοματοποιημένη απάντηση θα σταλθεί στη διεύθυνση του αποστολέα με βάση το πρότυπο που είχαμε ορίσει.

Πρέπει να προσέχουμε τι αναγράφουμε σε ένα αυτοματοποιημένο μήνυμα απάντησης, γιατί ενδέχεται να παραδοθεί στον οποιονδήποτε, ακόμα και spammers. Καλό θα ήταν να αποφεύγουμε να δίνουμε ακριβείς πληροφορίες για το διάστημα της απουσίας μας, έτσι ώστε κάποιοι να μην γνωρίζουν τον ακριβή χρόνο της απουσίας μας από το γραφείο ή του σπιτιού μας.

Whoever wants to read this post in English can do at the link below:

https://officesmart.wordpress.com/2011/06/06/how-to-use-a-template-as-an-automatic-reply-in-outlook/

%d bloggers like this: