Blog Archives

Functions In A Word Table

Συναρτήσεις Σε Πίνακα Του Word

Πολλές φορές έχουμε δημιουργήσει έναν πίνακα στο Word το οποίο απεικονίζει αριθμητικά δεδομένα, και στο τέλος της στήλης ή της γραμμής θέλουμε να απεικονίσουμε τα συνολικά δεδομένα της αντίστοιχης στήλης ή γραμμής. Αυτό που πολλοί κάνουν είναι να ξεκινήσουν την εφαρμογή της Αριθμομηχανής (Calculator), εκτελούν τις πράξεις εκεί και έπειτα καταχωρούν το αποτέλεσμα στο αντίστοιχο κελί του πίνακα του Word.

Τι γίνεται όμως όταν αλλάξουν τα αριθμητικά δεδομένα του πίνακα; Ξαναρχίζουμε τις πράξεις με την Αριθμομηχανή (Calculator);

Στο Word έχουμε τη δυνατότητα να δημιουργήσουμε έναν Τύπο (Formula) που θα εκτελεί υπολογισμούς στο κελί του πίνακα.

Για να δημιουργήσουμε έναν τύπο μέσα σε έναν πίνακα θα πρέπει ο εισαγωγέας μας να βρίσκεται στο κελί που θέλουμε να εμφανίσουμε το αποτέλεσμα.

01a

Για παράδειγμα τοποθετώ τον εισαγωγέα μου στο τελευταίο κελί της δεύτερης στήλης, και θέλω να αθροίσω τα δύο κελιά που βρίσκονται πάνω από το κελί και που αφορούν τα δεδομένα των Προϊόντων Α και Β που αφορούν το Α’ Τρίμηνο.

Από τη στιγμή που ο εισαγωγέας μας είναι μέσα στο κελί του πίνακα, ενεργοποιείται το tab Εργαλεία Πίνακα (Table Tools) όπου επιλέγουμε το Tab Διάταξη (Layout). Έπειτα από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Δεδομένα (Data) επιλέγουμε την εντολή Τύπος (Formula) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

02

Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Τύπος (Formula), όπως παρατηρούμε και στην παρακάτω εικόνα. Το Word γνωρίζει ότι ο εισαγωγέας βρίσκεται στο τελευταίο κελί της στήλης, γνωρίζει ότι βρίσκονται αριθμητικά δεδομένα στα από πάνω κελιά και υποθέτει ότι θέλουμε να τα προσθέσουμε και γι’ αυτό εμφανίζει τον τύπο =SUM(ABOVE) (δηλαδή =Άθροισμα(Από Επάνω).

03

Εάν βρισκόμασταν στο τέλος της γραμμής θα υπέθετε ότι θα θέλουμε να προστεθούν τα δεδομένα που βρίσκονται από αριστερά και θα εμφάνιζε τον τύπο =SUM(LEFT) (=Άθροισμα(Αριστερά) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

04

Στην περιοχή του παραθύρου Τύπος (Formula) εάν αναπτύξουμε το πτυσσόμενο μενού δεξιά της περιοχής Μορφή Αριθμών (Format Numbers), μπορούμε να επιλέξουμε το είδος της μορφοποίησης που θα έχει το αποτέλεσμα του τύπου, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

05

Στην περιοχή του παραθύρου Τύπος (Formula) εάν αναπτύξουμε το πτυσσόμενο μενού δεξιά της εντολής Επικόλληση Συνάρτησης (Paste Function), μπορούμε να καθορίσουμε τον τύπο της συνάρτησης που θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε. Οι συναρτήσεις που μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε σε έναν πίνακα του Word είναι αρκετές όπως μπορούμε να δούμε και στις παρακάτω εικόνες.

06

07

08

Αφού έχουμε κάνει όλες τις ρυθμίσεις πατάμε στο κουμπί ΟΚ του παραθύρου διαλόγου Τύπος (Formula) και αμέσως το αποτέλεσμα του τύπου εμφανίζεται στο κελί. Το Word εισάγει το πεδίο στο κελί και εκτελεί την πράξη, σε αυτήν την περίπτωση το άθροισμα και το εμφανίζει στο κελί.

Τι γίνεται όμως όταν αλλάξουν κάποιες τιμές στον πίνακά μας;

Οι πίνακες στο Word μπορεί να μοιάζουν με υπολογιστικά φύλλα, αλλά δεν επαναϋπολογίζουν τους τύπους όταν επεξεργαζόμαστε κελιά. Θα πρέπει λοιπόν να ενημερώσουμε τα πεδία των τύπων με έναν από τους ακόλουθους τρόπους κάθε φορά που τροποποιούμε μία τιμή στον πίνακα.

Αυτό που πρέπει να κάνουμε λοιπόν για να ενημερώσουμε το πεδίο με την τιμή είναι το εξής:

Να τοποθετήσουμε τον εισαγωγέα μας οπουδήποτε μέσα στο πεδίο και να κάνουμε ένα δεξί κλικ με το ποντίκι μας για να εμφανιστεί το μενού συντόμευσης όπου επιλέγουμε την εντολή Ενημέρωση Πεδίου (Update Field) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα. Το πεδίο ενημερώνεται κατευθείαν.

09

Μπορούμε επίσης να τοποθετήσουμε τον εισαγωγέα μας στο κελί που βρίσκεται το πεδίο και να πατήσουμε το πλήκτρο F9.

Είτε με τον έναν τρόπο είτε με τον άλλο το πεδίο θα ενημερωθεί σύμφωνα με τις αλλαγές.

Advertisements

Functions In A Word Table

Many times we find ourselves creating a Table in Word, which represents values, and at the end of the column or row we want to illustrate the overall value of the corresponding column or row. What most people do is to start the Calculator, perform the math there, and then input the result to the corresponding cell of the table.

What happens though when the values in our table changes? Do we use the Calculator all over again?

In Word we have the advantage of creating a Formula, which will execute all the calculations in the cell of the table.

To create a formula in a table we must be sure that our cursor is in the cell that we want the result to appear.

01a

For example, the cursor is located in the last cell of the second column, and we want to sum the two cells that are located above of my cursor which involve data for Product A and Product B for the First Semester.

Since our cursor is located in the cell of the table, the Table Tools tab activates, where we select the Layout Tab. Then from the area of the ribbon named Data we select the command Formula as we can see in the image below.

02

The Formula window appears as we can see below. Word knows that our cursor is located in the last cell of the table, knows that there are values in the cells above, and assumes that we want to add the cells and that why it shows the formula =SUM(ABOVE).

03

If our cursor was located at the end of the row, it would had assumed that we want to add all the values from the left and would had shown the formula =SUM (LEFT), as we can see in the image below.

04

In the area of the Formula window named Number Format, if we expand the drop down menu at the right, we can select the sort of formatting that the result of the formula should have as shown in the image below.

05

In the area of the Formula window named Paste Function, we can define the sort of the formula that we want to use. The formulas that we can use in a Word Table are a few as we can see in the following images.

06

07

08

Since we have done all the adjustments, we press the OK button of the Formula window and the result appears straight away in the selected cell. Word inserts the field in the cell and executes the formula, in this case the sum and shows the result in the cell.

What happens though we change some values in our table?

Tables in Word may look like spreadsheets, but they don’t re-calculate the formulas when we edit the cells. We must update the fields every time we edit values in our table.

So this is what we must to in order to Update the Fields;

We must have our cursor inside the cell with the field by clicking on it, and then do a right click with our mouse in order for the shortcut menu to appear and from there to select the command Update Field as we can see in the image below. The field will be updated immediately.

09

We can also put our cursor inside the cell with the field and press the F9 button.

One way or the other the field will be updated according to the changes that have been made.

Convert Text To Table And Vice Versa In Word

Μετατροπή Κειμένου Σε Πίνακα Και Το Αντίστροφο

Πολλές φορές έχουμε πληκτρολογήσει το κείμενό μας σε ένα έγγραφο του Word και αποφασίζουμε ότι το κείμενο θα αναπαρίσταται καλύτερα σε έναν πίνακα. Αντί λοιπόν να δημιουργήσουμε έναν πίνακα και έπειτα με την διαδικασία της Αποκοπής (Cut) και Επικόλλησης (Paste) να μετακινούμε το κείμενο στο αντίστοιχο κελί του πίνακα (διαδικασία χρονοβόρα) μπορούμε να μετατρέψουμε το κείμενό μας σε πίνακα απλά και γρήγορα.

Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε το κείμενό μας που είναι πληκτρολογημένο και που αποφασίζουμε να μετατρέψουμε σε πίνακα.

Η πρώτη κίνηση που πρέπει να κάνουμε είναι να επιλέξουμε το κείμενο.

01

Αφού επιλέξουμε το κείμενό μας μεταβαίνουμε στο Tab Εισαγωγή (Insert) της κορδέλας και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Πίνακες (Table) επιλέγουμε την αντίστοιχη εντολή για να εμφανιστεί το πτυσσόμενο μενού. Από το πτυσσόμενο μενού επιλέγουμε από το κάτω μέρος την εντολή Μετατροπή Κειμένου Σε Πίνακα (Convert Text To Table) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

02

Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Μετατροπή Κειμένου Σε Πίνακα (Convert Text To Table) όπου μπορούμε να κάνουμε τις ακόλουθες ρυθμίσεις:

Στην περιοχή του παραθύρου που ονομάζεται Μέγεθος Πίνακα (Table Size) καθορίζουμε τον Αριθμό Στηλών (Number Of Columns) και Αριθμό Γραμμών (Number Of Rows).

  • Αριθμός Στηλών (Number Of Columns): Για το δικό μου παράδειγμα έχω καθορίσει τον αριθμό των στηλών σε 5.
  • Αριθμός Γραμμών (Number Of Rows)

Στην περιοχή του παραθύρου που ονομάζεται Συμπεριφορά Αυτόματης Προσαρμογής (Autofit Behavior) καθορίζουμε το είδος προσαρμογής του πίνακα:

  • Σταθερό Πλάτος Στηλών (Fixed Column Width)
  • Αυτόματη Προσαρμογή Στα Περιεχόμενα (AutoFit To Contents)
  • Αυτόματη Προσαρμογή Στο Παράθυρο (AutoFit To Window)

Στην περιοχή του παραθύρου που ονομάζεται Διαχωρισμός Κειμένου Κατά (Separate Text At) καθορίζουμε τι είδος διαχωρισμού θέλουμε:

  • Παραγράφους (Paragraphs)
  • Ερωτηματικά (Semicolons)
  • Στηλοθέτες (Tabs)
  • Άλλο (Other)

03

Αφού κάνουμε τις ρυθμίσεις που θέλουμε πατάμε στο κουμπί ΟΚ, και αμέσως το κείμενό μας έχει μετατραπεί σε πίνακα ανάλογα με τις ρυθμίσεις που είχαμε επιλέξει.

04

Convert Table To Text

Μετατροπή Πίνακα σε Κείμενο

Τώρα θα δούμε την αντίστροφη περίπτωση. Έχουμε δημιουργήσει τον πίνακά μας και έχουμε καταχωρίσει τα δεδομένα μας σε αυτόν και θέλουμε να μετατρέψουμε τον πίνακά μας σε κείμενο.

Θα πρέπει να επιλέξουμε τον πίνακά μας όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

05

Αμέσως ενεργοποιείται το Tab Εργαλεία Πίνακα (Table Tools) όπου θα πρέπει να επιλέξουμε το Tab Διάταξη (Layout) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Δεδομένα (Data) να επιλέξουμε την εντολή Μετατροπή Σε Κείμενο (Convert To Text) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

06

Όταν επιλέξουμε τη συγκεκριμένη εντολή εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Μετατροπή Πίνακα Σε Κείμενο (Convert Table To Text), όπου μπορούμε να ρυθμίσουμε τα δεδομένα μας να χωρίζονται από:

  • Σημάδια Παραγράφου (Paragraph)
  • Στηλοθέτες (Tab) (όπου είναι συνήθως προεπιλεγμένο)
  • Ερωτηματικά (Semicolons)
  • Άλλο (Other), όπου καταχωρούμε εμείς το διαχωριστικό που θέλουμε.

07

Πατώντας το πλήκτρο ΟΚ, παρατηρούμε ότι ο πίνακάς μας έχει μετατραπεί σε κείμενο αναλόγως με τις ρυθμίσεις που καθορίσαμε εμείς.

Convert Text To Table And Vice Verca In Word

Many times we have just typed in our text in a Word document and we decide that the text will be represented better in a table. Instead of creating a table and using the Cut and Paste procedure in order to move the text in the corresponding cells (time-consuming process) we can convert our text into a table simple and fast.

In the image below we see the text that has been typed and that we have decided to convert it into a table. The first thing that we should do is to select the text.

01

Once our text is selected we select the Insert Tab and from the area of the ribbon named Table we select the corresponding command in order for the drop down menu to appear. From the drop down menu we select the command Convert Text To Table which is at the bottom of the menu as we can see in the image below.

02

The Convert Text To Table window appears where we can do the following adjustments:

In the area of the window named Table Size we can define the following:

  • Number of Columns: For my example I have set the number of columns to 5.
  • Number of Rows

In the area of the window named Autofit Behavior we can define the customization of the table:

  • Fixed Column Width
  • AutoFit To Contents
  • AutoFit To Window

In the area of the window named Separate Text At we define what sort of separation is going to be used:

  • Paragraphs
  • Semicolons
  • Tabs
  • Other

03

Once we have done all the adjustments we press the OK button and our text has been converted to a table according to the adjustments that we had made.

04

Convert Table To Text

Let’s see now the opposite situation. We have created our table and inputted our data into it and we want to convert the table to text.

First we must select our table as shown in the image below.

05

The Table Tools tab appears where we must select the Layout tab and then from the area of the ribbon named Data we must select the command Convert To Text as shown at the image below.

06

Once the specific command is selected the Convert Table To Text window appears, where we can adjust our data to be separated from the following:

  • Paragraph
  • Tab (which is usually the default)
  • Semicolons
  • Other (where we define the separator that we want)

07

By pressing the OK button, our table has been converted to text according to the adjustments that we had defined.

%d bloggers like this: