Πώς Να Επιλέξτε Επαφές του Outlook για Συγχώνευση Αλληλογραφίας Στο Microsoft Word;

 

How To Select Outlook Contacts for Mail Merge in Microsoft Word?

Με το Microsoft Word μπορούμε να δημιουργήσουμε ομαδικές Επιστολές (Letters) που περιέχουν μια συγκεκριμένη δομή και σώμα κειμένου και διαφορετικές προσωπικές πληροφορίες για κάθε Παραλήπτη. Μια λειτουργία που ονομάζεται Συγχώνευση Αλληλογραφίας.

Όπως έχω αναφερθεί, η Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Mail Merge) χρησιμοποιεί τα εξής δύο στοιχεία.

• Το Κυρίως Έγγραφο (Main Document), που περιέχει το κείμενο και όλα τα άλλα αντικείμενα τα οποία θέλουμε να επαναλαμβάνονται σε κάθε Επιστολή (Letter).
• Το Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File), που περιέχει τις πληροφορίες των παραληπτών, δηλαδή τα στοιχεία που θα αλλάζουν σε κάθε Επιστολή (Letter). Για παράδειγμα, Όνομα (Name), Διεύθυνση (Address), Ταχυδρομικός Κώδικας (Zip Code) και άλλα πολλά.
• Όλες οι πληροφορίες σχετικά με έναν συγκεκριμένο Παραλήπτη (Recipient) στο Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File) είναι μία Εγγραφή Δεδομένων (Data Record).
• Σε κάθε Εγγραφή (Record), μία μοναδική πληροφορία στο Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File), όπως το Όνομα (First Name) ή το Επίθετο (Surname) ονομάζεται Πεδίο (Field).

Σε αυτήν την ανάρτηση θα περιγράψω Πώς Να Επιλέξουμε Ως Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων Επαφές του Outlook για τη Συγχώνευση Αλληλογραφίας.

 

How To Select Outlook Contacts as a Recipients List for Mail Merge in Microsoft Word?

 

With Microsoft Word we can create group Letters that contain a standard body text structure and different personal information for each Recipient. A feature that is named Mail Merge.

As mentioned, Mail Merge uses the following two components:

• The Main Document, which contains the text and all the other objects that we want to repeat in each Letter or Document.
• The Data Source, which contains the recipient information, that is, the items that change in each letter. For example, name, address, zip code, and more.
• All information about a specific Recipient in the Data Source is a single Data Record.
• In each record, a single information in the Data Source, such as the first name, or last name, is called a Field.

In this post I will describe How To Select Outlook Contacts as a Data Source. Just keep on reading the post below.