Πώς Να Χρησιμοποιήστε Μία Υπάρχουσα Λίστα Διανομής για Συγχώνευση Αλληλογραφίας Στο Microsoft Word;

 

How To Use An Existing Recipient List for Mail Merge in Microsoft Word?

Με το Microsoft Word μπορούμε να δημιουργήσουμε ομαδικές Επιστολές (Letters) που περιέχουν μια συγκεκριμένη δομή και σώμα κειμένου και διαφορετικές προσωπικές πληροφορίες για κάθε Παραλήπτη. Μια λειτουργία που ονομάζεται Συγχώνευση Αλληλογραφίας.

Όπως έχω αναφερθεί, η Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Mail Merge) χρησιμοποιεί τα εξής δύο στοιχεία.

• Το Κυρίως Έγγραφο (Main Document), που περιέχει το κείμενο και όλα τα άλλα αντικείμενα τα οποία θέλουμε να επαναλαμβάνονται σε κάθε Επιστολή (Letter).
• Το Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File), που περιέχει τις πληροφορίες των παραληπτών, δηλαδή τα στοιχεία που θα αλλάζουν σε κάθε Επιστολή (Letter). Για παράδειγμα, Όνομα (Name), Διεύθυνση (Address), Ταχυδρομικός Κώδικας (Zip Code) και άλλα πολλά.
• Όλες οι πληροφορίες σχετικά με έναν συγκεκριμένο Παραλήπτη (Recipient) στο Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File) είναι μία Εγγραφή Δεδομένων (Data Record).
• Σε κάθε Εγγραφή (Record), μία μοναδική πληροφορία στο Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File), όπως το Όνομα (First Name) ή το Επίθετο (Surname) ονομάζεται Πεδίο (Field).

Σε παλιότερες αναρτήσεις μου, περιέγραψα πώς να χρησιμοποιείστε τη Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Mail Merge) με τη χρήση της Κορδέλας (Ribbon) και με τη Βοήθεια του Οδηγού (Step by Step Wizard). Επίσης περιέγραψα πώς να δημιουργήσετε μία Νέα Λίστα Διανομής (New Recipient List) για να το χρησιμοποιήστε ως Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source List) για να το χρησιμοποιήστε για τη λειτουργία της Συγχώνευσης Αλληλογραφίας (Mail Merge).

Σε αυτήν την ανάρτηση θα περιγράψω Πώς Να Χρησιμοποιήστε Μία Υπάρχουσα Λίστα Διανομής για Συγχώνευση Αλληλογραφίας Στο Microsoft Word; (How To Use An Existing Recipient List for Mail Merge in Microsoft Word?).