Πώς Να Επιλέξτε Επαφές του Outlook για Συγχώνευση Αλληλογραφίας Στο Microsoft Word;

 

How To Select Outlook Contacts for Mail Merge in Microsoft Word?

Με το Microsoft Word μπορούμε να δημιουργήσουμε ομαδικές Επιστολές (Letters) που περιέχουν μια συγκεκριμένη δομή και σώμα κειμένου και διαφορετικές προσωπικές πληροφορίες για κάθε Παραλήπτη. Μια λειτουργία που ονομάζεται Συγχώνευση Αλληλογραφίας.

Όπως έχω αναφερθεί, η Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Mail Merge) χρησιμοποιεί τα εξής δύο στοιχεία.

• Το Κυρίως Έγγραφο (Main Document), που περιέχει το κείμενο και όλα τα άλλα αντικείμενα τα οποία θέλουμε να επαναλαμβάνονται σε κάθε Επιστολή (Letter).
• Το Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File), που περιέχει τις πληροφορίες των παραληπτών, δηλαδή τα στοιχεία που θα αλλάζουν σε κάθε Επιστολή (Letter). Για παράδειγμα, Όνομα (Name), Διεύθυνση (Address), Ταχυδρομικός Κώδικας (Zip Code) και άλλα πολλά.
• Όλες οι πληροφορίες σχετικά με έναν συγκεκριμένο Παραλήπτη (Recipient) στο Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File) είναι μία Εγγραφή Δεδομένων (Data Record).
• Σε κάθε Εγγραφή (Record), μία μοναδική πληροφορία στο Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File), όπως το Όνομα (First Name) ή το Επίθετο (Surname) ονομάζεται Πεδίο (Field).

Σε αυτήν την ανάρτηση θα περιγράψω Πώς Να Επιλέξουμε Ως Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων Επαφές του Outlook για τη Συγχώνευση Αλληλογραφίας.

 

How To Select Outlook Contacts as a Recipients List for Mail Merge in Microsoft Word?

 

With Microsoft Word we can create group Letters that contain a standard body text structure and different personal information for each Recipient. A feature that is named Mail Merge.

As mentioned, Mail Merge uses the following two components:

• The Main Document, which contains the text and all the other objects that we want to repeat in each Letter or Document.
• The Data Source, which contains the recipient information, that is, the items that change in each letter. For example, name, address, zip code, and more.
• All information about a specific Recipient in the Data Source is a single Data Record.
• In each record, a single information in the Data Source, such as the first name, or last name, is called a Field.

In this post I will describe How To Select Outlook Contacts as a Data Source. Just keep on reading the post below.

 

Πώς Να Χρησιμοποιήστε Μία Υπάρχουσα Λίστα Διανομής για Συγχώνευση Αλληλογραφίας Στο Microsoft Word;

 

How To Use An Existing Recipient List for Mail Merge in Microsoft Word?

Με το Microsoft Word μπορούμε να δημιουργήσουμε ομαδικές Επιστολές (Letters) που περιέχουν μια συγκεκριμένη δομή και σώμα κειμένου και διαφορετικές προσωπικές πληροφορίες για κάθε Παραλήπτη. Μια λειτουργία που ονομάζεται Συγχώνευση Αλληλογραφίας.

Όπως έχω αναφερθεί, η Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Mail Merge) χρησιμοποιεί τα εξής δύο στοιχεία.

• Το Κυρίως Έγγραφο (Main Document), που περιέχει το κείμενο και όλα τα άλλα αντικείμενα τα οποία θέλουμε να επαναλαμβάνονται σε κάθε Επιστολή (Letter).
• Το Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File), που περιέχει τις πληροφορίες των παραληπτών, δηλαδή τα στοιχεία που θα αλλάζουν σε κάθε Επιστολή (Letter). Για παράδειγμα, Όνομα (Name), Διεύθυνση (Address), Ταχυδρομικός Κώδικας (Zip Code) και άλλα πολλά.
• Όλες οι πληροφορίες σχετικά με έναν συγκεκριμένο Παραλήπτη (Recipient) στο Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File) είναι μία Εγγραφή Δεδομένων (Data Record).
• Σε κάθε Εγγραφή (Record), μία μοναδική πληροφορία στο Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File), όπως το Όνομα (First Name) ή το Επίθετο (Surname) ονομάζεται Πεδίο (Field).

Σε παλιότερες αναρτήσεις μου, περιέγραψα πώς να χρησιμοποιείστε τη Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Mail Merge) με τη χρήση της Κορδέλας (Ribbon) και με τη Βοήθεια του Οδηγού (Step by Step Wizard). Επίσης περιέγραψα πώς να δημιουργήσετε μία Νέα Λίστα Διανομής (New Recipient List) για να το χρησιμοποιήστε ως Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source List) για να το χρησιμοποιήστε για τη λειτουργία της Συγχώνευσης Αλληλογραφίας (Mail Merge).

Σε αυτήν την ανάρτηση θα περιγράψω Πώς Να Χρησιμοποιήστε Μία Υπάρχουσα Λίστα Διανομής για Συγχώνευση Αλληλογραφίας Στο Microsoft Word; (How To Use An Existing Recipient List for Mail Merge in Microsoft Word?).

How To Use An Existing Recipient List for Mail Merge in Microsoft Word?

 

With Microsoft Word we can create group Letters that contain a standard body text structure and different personal information for each Recipient. A feature that is named Mail Merge.

As mentioned, Mail Merge uses the following two components:

• The Main Document, which contains the text and all the other objects that we want to repeat in each Letter or Document.
• The Data Source, which contains the recipient information, that is, the items that change in each letter. For example, name, address, zip code, and more.
• All information about a specific Recipient in the Data Source is a single Data Record.
• In each record, a single information in the Data Source, such as the first name, or last name, is called a Field.

In previous posts of mine, I have described how to use the Mail Merge feature with the use of the Ribbon and the Step by Step wizard. I have also described how to create a New Recipient List as a Data Source to use for the Mail Merge procedure.

In this post I will describe How To Use an Existing Recipient List as a Data Source that has been created already. Just keep on reading the post below.

 

Πώς Να Δημιουργήσετε Μία Νέα Λίστα Διανομής για Συγχώνευση Αλληλογραφίας Στο Microsoft Word;

 

How To Create A New Recipient List for Mail Merge in Microsoft Word?

Με το Microsoft Word μπορούμε να δημιουργήσουμε ομαδικές Επιστολές (Letters) που περιέχουν μια συγκεκριμένη δομή και σώμα κειμένου και διαφορετικές προσωπικές πληροφορίες για κάθε Παραλήπτη. Μια λειτουργία που ονομάζεται Συγχώνευση Αλληλογραφίας.

Όπως έχω αναφερθεί, η Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Mail Merge) χρησιμοποιεί τα εξής δύο στοιχεία.

• Το Κυρίως Έγγραφο (Main Document), που περιέχει το κείμενο και όλα τα άλλα αντικείμενα τα οποία θέλουμε να επαναλαμβάνονται σε κάθε Επιστολή (Letter).
• Το Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File), που περιέχει τις πληροφορίες των παραληπτών, δηλαδή τα στοιχεία που θα αλλάζουν σε κάθε Επιστολή (Letter). Για παράδειγμα, Όνομα (Name), Διεύθυνση (Address), Ταχυδρομικός Κώδικας (Zip Code) και άλλα πολλά.
• Όλες οι πληροφορίες σχετικά με έναν συγκεκριμένο Παραλήπτη (Recipient) στο Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File) είναι μία Εγγραφή Δεδομένων (Data Record).
• Σε κάθε Εγγραφή (Record), μία μοναδική πληροφορία στο Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File), όπως το Όνομα (First Name) ή το Επίθετο (Surname) ονομάζεται Πεδίο (Field).

Σε αυτήν την ανάρτηση θα περιγράψω Πώς Να Δημιουργήσετε Μία Νέα Λίστα Διανομής για Συγχώνευση Αλληλογραφίας Στο Microsoft Word; (How To Create A New Recipient List for Mail Merge in Microsoft Word?

How To Create A New Recipient List for Mail Merge in Microsoft Word?

 

With Microsoft Word we can create group Letters that contain a standard body text structure and different personal information for each Recipient. A feature that is named Mail Merge.

As mentioned, Mail Merge uses the following two components:

• The Main Document, which contains the text and all the other objects that we want to repeat in each Letter or Document.
• The Data Source, which contains the recipient information, that is, the items that change in each letter. For example, name, address, zip code, and more.
• All information about a specific Recipient in the Data Source is a single Data Record.
• In each record, a single information in the Data Source, such as the first name, or last name, is called a Field.

In this post I will describe How To Create A New Recipient List as a Data Source. Just keep on reading the post below.

Πώς Να Δημιουργήσετε Φακέλους Με Τη Χρήση της Συγχώνευσης Αλληλογραφίας Στο Microsoft Word;

 

How To Create Envelopes via Mail Merge in Microsoft Word?

Η Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Mail Merge) είναι ένα πολύ χρήσιμο χαρακτηριστικό στο Microsoft Word γιατί μας επιτρέπει να δημιουργήσουμε πολλαπλά Έγγραφα (Documents) όπως Επιστολές (Letters) και Φακέλους (Envelopes) με τη μία, χρησιμοποιώντας μόνο ένα Κυρίως Έγγραφο (Main Document) και μία Λίστα Διανομής (Distribution List) που έχουμε δημιουργήσει. Έτσι λοιπόν, εξοικονομούμε αρκετό χρόνο με το να δακτυλογραφούμε ξανά και ξανά την ίδια Επιστολή (Letter). Σε προηγούμενες αναρτήσεις μου περιέγραψα πώς να κάνουμε χρήση της Συγχώνευσης Αλληλογραφίας (Mail Merge) είτε με τη χρήση της Κορδέλας είτε με τη χρήση του Οδηγού Βήμα Προς Βήμα. Σε αυτήν την ανάρτηση θα περιγράψω πώς να κάνουμε Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Mail Merge) για Φακέλους (Envelopes). Το μόνο που χρειαζόμαστε είναι η Λίστα Αλληλογραφίας (Mailing List). Απλώς συνεχίστε να διαβάζεται παρακάτω.

Η όλη διαδικασία φαντάζει δύσκολη και χρονοβόρα. Όταν όμως τη συνηθίσετε, θα σας φαίνεται απλή και γρήγορη και θα αναρωτιέστε γιατί δεν τη χρησιμοποιούσατε και πριν. Απλώς να θυμάστε αυτά τα βήματα.

• Βήμα 1: Επιλογή Φακέλου (Envelope)
• Βήμα 2: Προσαρμογή Διάταξης Φακέλου (Envelope Layout)
• Βήμα 3: Έναρξη Συγχώνευσης Αλληλογραφίας (Mail Merge)
• Βήμα 4: Σύνδεση Αρχείο Δεδομένων Προέλευσης με Φάκελο (Envelope)
• Βήμα 5: Εισαγωγή Βιβλίο Διευθύνσεων Στο Φάκελο (Envelope)
• Βήμα 6: Προεπισκόπηση και Εκτύπωση Φακέλων (Envelope)
• Βήμα 7: Αποθήκευση του Συγχωνευμένου Φακέλου Αλληλογραφίας

 

How To Create Envelopes via Mail Merge in Microsoft Word?

 

Mail Merge is a very helpful feature in Microsoft Word that allows us to create multiple Documents, such as Letters and Envelopes at once, just by using a Main Document and a Distribution List that we have created. This way, we save a lot of time and effort of typing repeatedly the same Letter. In previous posts of mine I described how to use Mail Merge with the Ribbon and with the help of the Step by Step Wizard. In this post, I will describe how to Use Mail Merge for Envelopes. All that we will need is a Mailing List. Just keep reading the post below.

The whole procedure seems hard, difficult, and long. But once you get the hang of it, it will seem nice and easy. Just remember these Steps.

• Step1: Select Envelope
• Step 2: Customize your Envelope Layout
• Step 3: Begin the Mail Merge
• Step 4: Link our Data Source to the Envelope
• Step 5: Insert an Address Block to the Envelope
• Step 6: Preview and Print the Envelopes
• Step 7: Save Our Mail Merged Envelope